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Soporte Negociaciones Informe de ventas

Informe de ventas

Un informe de ventas sirve para responder principalmente 3 preguntas:

  1. ¿Cómo vas?
  2. ¿Dónde puedes mejorar?
  3. ¿Cómo puedes mejorar?

Y por supuesto, desde ahí ya profundizar en cada pregunta. 

Eso sí, hay que reconocer que los informes de ventas de la gran mayoría de CRM son súper difíciles de entender. La razón es que al profundizar te pierdes entre los decenas de tipos de informes diferentes. Y no sólo eso, normalmente, cada informe lo tienen con una representación gráfica diferente. 

Por ello, en nuestra misión de hacer el CRM más sencillo y útil para pymes, no queríamos hacer lo mismo.  

¡Este informe de ventas es distinto!

Tendrás todos los datos en un sólo informe (vs los decenas de informes en otros CRM)

Y gracias a estar todo en un sólo informe podrás profundizar en las 3 preguntas de manera muy sencilla:

1) ¿Cómo vas?

Seguro que el director comercial te ha preguntado mil veces,  "¿cómo vas?" y has dado una respuesta genérica en plan "eeeeeehhhhhh ¡¡Bien!!" jaja A mi mi mismo me ha pasado!

La realidad es que es una forma resumida de preguntarte:

  1. ¿Cuántas negociaciones has iniciado este mes? 
  2. ¿Cuántas negociaciones has ganado este mes?
  3. ¿Cuántas negociaciones has perdido este mes?
  4. ¿Cuántas negociaciones tienes en proceso este mes?

Con el informe de ventas de SumaCRM lo puedes responder en un sólo clic, tanto en número como en dinero.

Y no sólo eso, también podrás responder a si te preguntan ¿Cómo fue el mes pasado?" (o el periodo que sea). Tan sólo tienes que cambiar los filtros de la izquierda. 

Lo bueno es que lo hemos hecho igual en el resto de secciones de SumaCRM y que podrás filtrar por más cosas.

Por ejemplo, si eres el director comercial, puedes cambiar los filtros y ver cómo va "cada comercial", sin preguntarle, ni volverte loco en el Excel jeje. O también puedes ver "todos" agrupados, y ver así cómo va la empresa. :)


Saber responder a esta pregunta  es muy importante, pero la verdad, es "sólo" un resultado de ventas.  La clave para vender más está en las acciones que haces para conseguir este resultado:

"Ser un buen director comercial es saber dónde y cómo puede mejorar el equipo sin hacer micro-management.

Y ser un buen comercial es saber dónde y cómo puedes mejorar  sin esperar a que te lo diga el director comercial "

2) ¿Dónde puedes mejorar?

Como ya sabes, en ventas los clientes recorren un "viaje" antes de comprarte.  Este viaje se representa en forma de embudo, dividido en etapas

Arriba del embudo están las personas interesadas en tu producto/servicio, y abajo del embudo es cuando se produce la venta. 

En el medio del embudo donde está la  chicha, ya que es ahí donde están las acciones, es decir donde puedes mejorar :)

Por ejemplo, en una empresa de servicios el embudo más habitual está divido en  4 etapas: 

  • Lead
  • Contactado
  • Reunión
  • Seguimiento

Por si no conoces como funciona un embudo, te dejo un artículo sobre cómo utilizar el embudo de ventas en SumaCRM.

Bueno, pues lo dicho, la clave está en las acciones en cada etapa. Y lo bueno es que las métricas de esas acciones son siempre las mismas:

  • Número de negociaciones

  • % de conversión: Es decir,   el % de negociaciones que que pasen a la siguiente etapa.  ¡Para mí la más importante! Te cuento debajo por qué.
  • Precio total
  • Precio medio
  • Tiempo medio.

Te dejo métricas reales de mi una empresa de servicios con la que llegamos a facturar 100.000€/mes (mi ex-agencia de marketing online, Bocetos)

Antes de nada, para mi mi una de las tareas más importantes de un director comercial es conseguir saber cuáles son las etapas y las métricas que el resto de comerciales tiene que tener como mini-objetivo.

Cuando arranqué la agencia, como director comercial, probé yo mismo que podía vender a 4 clientes al mes, con un precio medio de 250€, es decir precio total 1.000€. Además  el % de conversión que conseguí entre etapas fue este:

  • Lead a Contactado: 90% 
  • Contactado a Reunión: 15%
  • Reunión a Seguimiento: 50%
  • Seguimiento a Negociación Ganada: 50%

Es decir, desde "Lead a Ganada" hace un 3%, por lo que para  conseguir 4 ganadas tenía que conseguir 120 número de negociaciones en la etapa Lead 

Luego con el tiempo he visto que estas métricas coinciden con  benchmark, por lo que te pueden servir para tu empresa también.

Así que, ya sabiendo mis métricas, el resto de comerciales sabía a qué tenía que apuntar con sus métricas para llegar a mini-objetivos :) 

Es decir, en caso de que un comercial viera que no iba a vender 4 ese mes, podía analizar las métricas de cada etapa y ver donde estaba fallando. Lo hacíamos con un Excel pero era inmanejable, y por eso creamos SumaCRM pero hasta ahora no teníamos informe de ventas. 

Eso sí,  desde hace meses ya esta parte también lo hacemos con SumaCRM y está siendo súper sencillo :)


De hecho, no sólo eso, también se puede ver el histórico para saber si has mejorado respecto a meses/semanas/días anteriores.  Puedes seleccionar el periodo y frecuencia que quieras analizar. Por ejemplo: Periodo "Últimos 2 meses" y frecuencia "mensual"  (aunque en el pantallazo es Este mes y "Diario")

Por otro lado, si además de verlo en la tabla, quieres verlo con una representación gráfica, haz clic en el botón "Embudo - Gráfica" y listo. Eso sí, en la gráfica directamente hemos puesto que se vea sólo un dato, porque si no era un barullo, pero puedes cambiarlo desde el desplegable :)


¡Y listo! Ahora que sabes dónde puedes mejorar queda la última pregunta.

3) ¿Cómo puedes mejorar?

Otra de las tareas claves de un director comercial es tener probados por él mismo los argumentarios de ventas que utilizan el resto de comerciales.

Si como comercial, alguna métrica te falla, la primera solución para mejorar es ver si sigues los argumentarios.

Por si te sirven de inspiración, te dejo nuestros argumentarios de cada etapa

¿Y qué más?

Estamos trabajando ya en la siguiente actualización y vamos muy avanzados. 

1) Datos visibles en la tabla: Podrás indicar qué datos que quieres ver en la tabla para así poder comparar más fácilmente en el histórico.

2) Métricas entre etapas no contiguas. Esto es especialmente útil si hay alguna etapa de tu embudo que NO es obligatoria pasar por ella.

3) Actividades o tareas como una métrica más: Aunque el proceso de ventas es el mismo en cualquier empresa,  cada una tiene sus propias "actividades o tareas" dentro de cada etapa.   Podrás ver las "actividades o tareas" como si fuera una métrica más.

4) Desglosar las etapas por campos de la negociación (o contacto): Por ejemplo, en SumaCRM hemos identificado que por "país" que el % de conversión de "contactado a reunión" era mayor en España que en LATAM. Gracias a ver ese dato desglosado por etapa pudimos tomar las medidas y cambiar procesos para igualarlos.

5) Previsiones: Podrás ver qué previsiones de ventas tienes "este mes", "este trimestre", etc... 

6) Objetivos: Podrás poner objetivos (o mini objetivos) para las métricas y/actividades en cada etapa.

¡Y ya está! :)

Mientras hacemos estas actualizaciones, espero que el informe actual sirva tanto como a nosotros.

Nos serviría muchísimo tu feedback así que si me puedes escribir a tomi.s@sumacrm.com sería genial! 

Tomás Santoro
Fundador SumaCRM

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