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Soporte Importar y exportar ¿Cómo importo mis contactos en el nuevo SumaCRM by Efficy?

¿Cómo importo mis contactos en el nuevo SumaCRM by Efficy?

Ahora con el nuevo SumaCRM by Efficy puedes importar o actualizar toda la información básica de tus clientes, consiguiendo así tener una información de calidad eficaz para toda gestión que realices.

Antes de importar, sigue al pie de la letra los siguientes pasos:

>> Paso 1: Ten en cuenta que Suma tiene dos campos obligatorios que debes de considerar en cada importación: Los apellidos y el nombre de la empresa. 

Ahora bien, crea una hoja de excel o descarga la Plantilla en formato Excel que encuentras en tu Asistente de Importación:

Bien, en este caso vamos a importar datos utilizando los siguientes campos: 

  • Nombre, 

  • Apellido, 

  • Nombre de la empresa, 

  • Correo electrónico, 

  • Y número de teléfono.

Cuando ya tengas toda tu información, revisa lo siguiente antes de pasar al paso 2:

  1. Los datos deben de estar en la primera hoja del documento y en la primera fila escribe los encabezados de cada columna, sin dejar espacios en blanco entre filas y entre columnas, borrando así el formato entre celdas.
  2. Ten presente que el archivo a importar sólo puede tener una hoja y no puedes dejar ninguna celda vacía. En este caso escribe en cada espacio un dato único, por ejemplo: Sin Apellido 1, Sin Apellido 2, Sin Apellido 3 y Sin Empresa 1, Sin Empresa 2...así sucesivamente. 
  3. Muy importante, no puede haber dos emails en una misma celda.


>> Paso 2: Cuando ya tengas tu base de datos creada, guárdalo en formato xls.


Bien, ahora vamos a importar nuestro fichero a nuestro CRM

>> Paso 3: Dirígete a tu menú principal en tu SumaCRM by Efficy y haz clic en la opción: Asistente de Importación. 


>> Paso 4: Te aparecerá este checklist que te ayudará para tener todo en orden en el proceso de importación. 

¿Ya tienes todos tus datos listos?, perfecto, haz clic en siguiente. 

>> Paso 5: En el apartado de Subir fichero Excel, debes de seleccionar tu documento y después hacer clic en Subir.

Cuando ya lo hayas hecho, te aparecerá en la parte de abajo un mensaje en color verde que confirmará que hayas subido tu fichero con éxito.


>> Paso 6: A continuación te aparecen 3 maneras para importar, las cuales dependerá del contenido que tengas en tu Excel:

Comencemos con: Quiero actualizar y crear nuevos registros:

Éste sirve para cuando quieras actualizar la información de los contactos que ya tienes en tu CRM. Sin embargo, tienes que tener el nombre de la empresa, los apellidos, el nombre del contacto exactamente igual a la información que tengas en tu excel y en el CRM.

La segunda opción es, Sólo quiero actualizar los registros existentes:

Aquí puedes agregar contactos/empresas, siempre y cuando no tengas duplicados en tu Excel. Ya que si tienes dos empresas o contactos con el mismo nombre, Suma los creará tal cual los tienes. 

Y la tercer opción, Sólo quiero crear nuevos registros:

Es una función muy útil ya que te permite importar contactos/empresas, pero si tu Excel tiene datos duplicados, Suma los identifica para así no guardarlo dos veces. 

Dependiendo de los tipos de datos que importes, elige la opción más correcta y haz clic en la opción siguiente. 


>> Paso 7: En el asistente de importación, tienes que elegir el campo que corresponda cada dato. 

En el apartado de Rol de Campo, tienes que asignar a qué tipo de campo pertenece el contacto que estás importando: Si a un Contacto o Empresa.

Posteriormente tienes que asignar a donde pertenece ese tipo de dato. Por ejemplo:

Adrián forma parte del campo llamado nombre. Hacemos clic en el apartado de CONT.FIRSTNAME, elegimos en la opción de Contactos, luego seleccionamos el campo de Nombre y pinchamos el botón de Cerrar.                              

Haz lo mismo con los campos de Apellidos, Email del Propietario, Empresa y número de Teléfono.


Dato importante: Si quieres que Suma te busque una empresa por nombre, tienes que seleccionar la opción ‘’Búsqueda de empresa’’ y aquí lo que hará es que si hay dos empresas con el mismo nombre, el CRM te las fusionará.

Ahora si quieres que Suma te busque el contacto por nombre, apellidos e email (tu puedes puedes elegir más opciones, claro está) selecciona la opción ‘’Búsqueda de contacto’’ y así el CRM usará esos tres campos en concreto para así detectar algún duplicado. 

Ten en cuenta que si en tu Excel tienes dos contactos con mismo nombre o apellido, pero con un email diferente, Suma te creará dos contactos. No obstante, si dos contactos tienen el mismo nombre, apellido y correo electrónico, el CRM te creará un solo contacto.


Ahora bien: Para que estés 100% seguro de tu importación, te recomendamos que hagas previamente una prueba con pequeña importación de 3 contactos/empresas y si se ha importado como esperas, ingresa el resto de datos.  

Cuando termines, haz clic a Siguiente


>> Paso 8: Este apartado es clave, ya que muestra si la importación que estás haciendo es válida o no en tu CRM, para que tu Información de calidad este implacable y puedas tener una base datos eficaz.

Haciendo clic en Simulador Importe te muestra si toda tu información está bien o si tienes algún dato que modificar.


Si todo lo tienes correctamente, haz clic en Siguiente.


>> Paso 9: ¡Listo! Si tienes todo bien, opta por Comenzar Importe.

Seguidamente Suma te mostrará nuevamente tus estadísticas y esto significa que tu importación ha sido hecha con éxito.

Después haz clic en abrir resultados

>> Paso 10: ¡Y fin!, tú CRM te mostrará los datos que has importado :) 


Recuerda que estamos a tu disposición en soporte@sumacrm.com 

Escríbenos para agendarte ya sea una formación, webinar o aclararte cualquier duda que tengas.

¡Felices ventas!

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