Importar tus contactos en SumaCRM es súper fácil. Pero para que no tengas ningún problema, te cuento cómo hacerlo!
¡Ah, antes de empezar, sólo un par de cosas!
Necesitarás un archivo .CSV (que puedes sacar de Excel o de Google Drive)
Las direcciones de email son ¡súper! importantes (se utilizan para detectar duplicados y agregar información en siguientes importaciones).
Cuando importas un archivo, SumaCRM hará dos lecturas de tu archivo: una lectura vertical y otra lectura horizontal:
La lectura vertical se utiliza para saber qué campos tiene tu archivo (Nombre, Apellidos, Empresa, Cargo, etc.)
Así que, como paso previo, si tu base de datos tiene más campos de los que te ofrece SumaCRM por defecto, lo primero será crear tus propios campos personalizados:
Desde “Contactos” clic en “Crear contacto persona” y baja un poco hasta que veas un símbolo verde (+) que dice “añadir campos personalizables”.
Dentro crea todos los campos que necesites (tienes la opción de crear hasta 30). Recuerda aprovechar los que ya vienen por defecto en SumaCRM!
La lectura horizontal se utiliza para establecer cada uno de los contactos que luego conformarán tu base de datos.
¿Qué criterios utiliza Suma para decidir si una fila, será un contacto Empresa o un contacto Personas
Empresas
- Como ves en la imagen, en la primera fila no hemos rellenado información en los campos “Nombre”, “Apellidos” o “Cargo”:
- En este caso estaremos creando un perfil de “Empresa” dentro de SumaCRM y los datos de la fila se guardará en este perfil de empresa.
Personas
- En el resto de filas, sí hemos rellenado información en los campos “Nombre”, “Apellidos” o “Cargo”.
- De esta forma estamos creando perfiles de “Personas” que, además, estamos vinculando a SumaCRM ya que hemos rellenado el campo “Empresa” con “SumaCRM”.
TIP Rápido
¿Qué pasa si tenemos algo parecido a esto?
¡Sólo tenemos “Personas”!
Entonces, estaremos creando a todas las personas: Tomás, Alfredo, Gonzalo, Jorge, Fernando y Manuel. Sin embargo también estamos creando a la empresa “SumaCRM” donde estarán vinculadas estas Personas.
Pero la empresa “SumaCRM” estará vacía. No tendrá datos porque no los hemos especificado en una linea distinta.
Una vez que introducimos nuestro CSV en la importación y clicamos en continuar, Suma reconocerá los campos que tiene tu archivo y, simplemente debemos vincularlos con los que tenemos dentro de Suma (tantos los que vienen por defecto, como los que hemos creado personalizados):
Tip importante
Es muy recomendable para que no surjan problemas durante la importación que los nombres de los campos de tu archivo CSV no tengan espacios, es decir, es preferible: "Nombre_Contacto" a "Nombre de Contacto".
Te dejo nuestra propia plantilla para que la utilices tú mismo. Te garantizo que no te dará ningún problema!
Puedes usarla para crear, a partir de ella, tu propia base de datos que puedes importar en Suma.
Para terminar, sólo una cosa más:
Como te comentaba al empezar este artículo, el campo que SumaCRM utiliza para detectar contactos duplicados es el Email, por tanto es imposible que 2 contactos tengan el mismo correo electrónico.
¿Para qué sirve esto?
Cuando realizamos la importación, puedes seleccionar qué hacer con contactos duplicados.
Realmente lo que te está preguntando Suma con esas opciones es:
¿Qué quieres que haga si al importar encuentro que la dirección de email de un contacto de tu Excel ya existe en un contacto dentro de tu SumaCRM?
Así que ahora ya puedes saber qué quiere decir SumaCRM cuando te pregunta por los duplicados!
Si tienes alguna duda o pregunta, escríbenos a soporte@sumacrm.com y estaremos encantado de ayudarte!
