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Soporte Guías de uso en texto y videos Tutorial de uso del CRM. El manual de SumaCRM.

Tutorial de uso del CRM. El manual de SumaCRM.

Hola a todos, soy Alfredo responsable de clientes de SumaCRM.

Os dejo este video, que es un tour sobre de cómo utilizar SumaCRM de manera efectiva. Debajo del video encontrarás el mismo video en texto.


En esta guía voy a hacer un ejemplo práctico de como una empresa debe de usar SumaCRM. Es una guía introductoria básica de como trabajar con tu SumaCRM. Aunque el negocio que voy a representar no sea el tuyo, no te preocupes porque el proceso de trabajo es el mismo.

Si tienes otras dudas concretas, puedes buscarlas en nuestra sección de preguntas y respuestas: https://www.sumacrm.com/soporte/.

Vista General de SumaCRM  

En el margen izquierdo (recuadro rojo) esta mi menú de trabajo:

  • Los contactos son personas o empresa que son o pueden ser mis clientes.
  • Las negociaciones son las oportunidades de venta que tenemos con los contactos. En el menú de negociaciones es donde encontraré la actividad comercial de mi empresa.
  • Las tareas es mi agenda; me dice lo que tengo que hacer cada día (llamadas, envío de presupuestos,...).

En la parte superior derecha (recuadro amarillo) esta mi menu de usuario y configuración donde puedo invitar a más usuarios, ver mis facturas...

Image title

En mi empresa, que es una productora de videos corporativos para empresas, somos 2 personas, por lo que en mi cuenta de SumaCRM somos 2 usuarios. Yo (Alfredo), soy el comercial de la empresa, y Perico es el productor de los videos.

Para invitar a mas usuarios solo tengo que ir a mi menú de usuarios y configuración > pinchar en "usuarios" (recuadro rojo):

Menú de Usuarios

Personalizo mi SumaCRM para empezar a trabajar

Antes de empezar con el tour, voy a personalizar mi SumaCRM para que se adapte a mi negocio.

Como he dicho, tengo una productora de videos corporativos para empresas, por lo que puedo personalizar mi SumaCRM a mi negocio en 3 área:

1) Añado mis productos, servicios o lineas de negocio:

En mi menú de negociaciones > en la parte superior así en el filtro "en cualquier producto/servicio" > selecciono "añade un producto/servicio..." (recuadro rojo).

Añado mis productos y servicios:

  • Gestión SEO
  • Gestión SEO/SEM
  • Gestión Web
  • Videos Corporativo
  • Video Marketing

Negociaciones en SumaCRM

2) Puedo añadir hasta 10 campos de información más a mis contactos:

Al crear un contacto, relleno los campos de información de la ficha. SumaCRM da una serie de campos predeterminados como el nombre, email, teléfono,.. y me deja añadir hasta 10 nuevos campos que puedo personalizar. 

En nuestro caso, por necesidades de nuestro negocio hemos creado los siguientes campos:

  • ID del cliente: Ej. 4425
  • Canal de entrada: Ej. Web
  • ...

Para agregar nuevos campos de información voy a mi menú de usuario y configuración (arriba a la derecha) > selecciono "Campos personalizados" (recuadro rojo).

Los campos personalizados (recuadro verde) aparecerán en la ficha de contacto debajo de los campos predeterminados. 

Campos personalizados de información en SumaCRM

3) Categorizo mis tareas:

En base a las gestiones que hago habitualmente con mis clientes; Ej. llamadas, envío de presupuestos, envío de pedidos,.. puedo categorizar mis tareas, y así así así en mi menú de tareas (mi agenda) por las tareas que más me urgen.

Por defecto vienen una serie de categorías de tareas como "llamar", "email", "por hacer",.. pero puedo añadir otras categorías que se adapten mejor a las gestiones que realizo con mis clientes. En mi caso he añadido "reporte periódico" ya que debemos de mandar un reporte a nuestros clientes cada 3 meses.

Para modificar o añadir categorías de las tareas, voy a mi menú de tareas > en la parte superior pincho en el filtro "todas las categorías" > selecciono "modificar las categorías..." (recuadro rojo).

Tareas categorizadas en SumaCRM

Caso práctico de como utilizo SumaCRM

1) Creo un contacto en mi SumaCRM

Supongamos que me entra un potencial cliente a través del formulario de contacto de mi web. Se llama Pepe García y me dice que "está interesado en un video corporativo, que me ponga en contacto con él."

Creo este contacto en mi SumaCRM:

  • Pincho en el simbolo "+" de la barra superior.
  • Selecciono "crear una nueva persona" (recuadro rojo) (Nota: SumaCRM esta creado para que si hablas con una persona, trabajes en la ficha de la persona y no en la de la empresa. No te preocupes que si dicha persona está vinculada a la empresa, todo lo que escribas en la persona aparecerá en la ficha de la empresa).
  • Relleno los campos de información y pincho en "guardar datos".

Crear Contacto

La ficha del contacto se estructura de la siguiente manera:

En el recuadro azul tengo la siguiente información:

  • Notas e Emails: aquí tengo toda la actividad con el contacto (su historial); notas que voy apuntando, emails, tareas completadas,...
  • Tareas: aquí tengo todas las tareas que tiene éste contacto, ya sean tareas asignadas a mi o a otros usuarios (mis compañeros).
  • Negociaciones: aquí están todas las negociaciones en proceso, ganadas o perdidas que tengo con éste contacto.
  • Documentos: aquí tengo un resumen de todos los archivos que he subido a este contacto o que he enviado como adjuntos en emails copiados a este contacto.

En el recuadro verde tengo la vista de los datos que he introducido cuando he creado este contacto. Estos datos los puedo modificar siempre que quiera.

Ficha del Contacto

2) Creo una negociación vinculada al contacto

Le llamo y me dice dice "esta interesado en un presupuesto de un video corporativo de no más de 1 minuto sobre sus instalaciones y empleados, etc,..". (me define lo que quiere en la llamada). 

Como en la llamada me ha surgido una oportunidad de venta con este contacto, creo una negociación dentro de la ficha del contacto. Esta negociación sólo la cerraré cuando la gane o la pierda. 

(Nota: las negociaciones siempre se crean dentro de las fichas de los contactos, ya que siempre están vinculadas a un contacto. Además, un contacto puede tener varias negociaciones. Las negociaciones solo pueden tener 3 estados, "en proceso", "ganadas" o "perdidas").

Crear una negociación

Creo la negociación y relleno los campos de información de la ficha de negociación:

Descripción de la negociación

  • Título de la negociación: a la negociación la llamo por el producto o servicio que le voy a vender. (Nota: te aconsejo que en el "título" introduzcas información descriptiva de la oportunidad de venta Ej. "video corporativo" y además le añadas información sobre el posible cliente, Ej. "Consultora Prueba SL", así te será mas facil identificar cada negociación.
  • ¿Para quien es la negociación?: como la negociación la he creado dentro de la ficha del contacto Pepe Garcia, se le vinculará automaticamente a Pepe Garcia.
  • ¿Precio, tarifa?: pongo el precio objetivo que espero obtener de la venta del video corporativo. Este precio puede ir variando a medida que avanzo con la negociación.
  • Tipo de Producto/Servicio: selecciono "Video Corporativo" de mis 6 productos/servicios que tengo personalizados en mi SumaCRM.
  • Usuario responsable: selecciono mi nombre de entre los usuarios que están dados de alta en mi SumaCRM (Perico y yo), ya que yo soy el comercial responsable de venderle el "video corporativo" a Pepe Garcia.

Al pinchar en "crear negociación" se crea la ficha de la negociación vinculada al contacto "Pepe García":

Ficha de la negociación

La ficha de la negociación tiene una estructura muy similar a la ficha del contacto. La negociación siempre está vinculada a un contacto, en este caso a Pepe García. Debajo del nombre de la negociación aparece el importe objetivo a ganar, en caso de que gane la negociación (ver imagen de abajo).

En el recuadro rojo tengo la siguiente información:

  • Notas e Emails: aquí tengo toda la actividad de la negociación (su historial); notas que voy apuntando, emails, tareas completadas,...
  • Tareas: aquí tengo todas las tareas vinculadas a esta negociación, ya sean tareas asignadas a mi o a otros usuarios (mis compañeros).
  • Contactos: aquí está el contacto que esta vinculado a la negociación. En mi caso "Pepe García".
  • Documentos: aquí tengo un resumen de todos los archivos que he subido a esta negociación o que he enviado como adjuntos en emails copiados a esta negociación.

En el recuadro verde tengo la vista de los datos que he introducido cuando he creado la negociación, Ej. descripción, responsable,... Estos datos los puedo modificar siempre que quiera.

3) Anoto las conversaciones y creo tareas vinculadas a las notas e emails, para que nada se me olvide

Anoto la conversación que te tenido con Pepe por teléfono (recuadro rojo), de este modo, queda reflejado el día/hora de la conversación (flecha roja).

Nota dentro de la ficha de la negociación

Cuando anoto una conversación en la ficha de la negociación (recuadro rojo), siempre le agrego una tarea a dicha nota (recuadro verde). De esta manera sabré "sobre qué trata" la tarea que tengo que hacer.

Cuando pincho en "agregar tarea" se me abre una ventana donde puedo rellenar información acerca de la tarea, que a su vez estará referenciada a la nota que he escrito:

  • Título de la tarea: escribo lo que tengo que hacer, Ej. "Enviar presupuesto".
  • ¿Cuando deberá cumplirse?: el dia/hora que tengo que hacer la tarea, Ej. "mañana".
  • Categoriza esta tarea: categorizo las tareas para que pueda filtrar rápidamente entre las tareas que tengo que hacer. Ej. si tengo la categoría reunión, cada mañana puedo saber las reuniones que tengo ese día.

Ventana creación tarea

Al pinchar en "guardar esta tarea" se guarda la tarea en la pestaña de "tareas" de la ficha de la negociación: 

Pestaña tareas en la negociación

... así como en el menú de tareas principal (ver siguiente punto).

4) Todas mis tareas en un solo sitio, mi agenda.

Todas las tareas que voy creando, las tengo en mi menú de tareas (recuadro rojo) ordenadas por fecha de vencimiento.

Menú de tareas

Imaginemos que ya ha llegado el día "mañana", y como siempre voy a mi menú de tareas para ver lo que tengo que hacer. Veo que tengo la tarea de "Enviar presupuesto" (recuadro verde), referenciada (resaltado en amarillo) a la "nota", al contacto "Pepe García", y a la negociación "Video Corporativo (Consultora Prueba SL)".

Para hacer la tarea, voy a ir a la negociación donde tengo los datos para enviar dicho presupuesto. Para ello pincho en la negociación "Video Corporativo (Consultora Prueba SL)" y me lleva a directamente a la ficha de la negociación.

(Nota: SumaCRM permite que todas las tareas que creas en tu SumaCRM también aparezcan en tu calendario habitual, ya sea Ical, calendario de Outlook, Google Calendar,.. para ello debes de pinchar en el link "Suscríbete a tu feed iCalendar" (señalado con una flecha azul en la imagen de arriba). 

5) Envio de un Email y que se quede copiado en mi SumaCRM.

Ahora voy enviar el presupuesto por email a Pepe y quiero que se quede una copia del email en la ficha de la negociación. Puedo hacerlo de 3 maneras diferentes (Nota: elige la opción que mejor se adapte a tu día a día):

  • a) Desde SumaCRM directamente
  • b) Desde mi cliente de correo electrónico que tenga instalado en el ordenador (Outlook, Mail de Mac, Thunderbird,..)
  • c) Desde mi cliente de correo electrónico en la nube (Gmail, Yahoo, Hotmail,..)

a) Desde SumaCRM directamente.

SumaCRM me permite enviar emails directamente desde el propio CRM. El remitente será mi email con el que estoy dado de alta en SumaCRM, en mi caso "nicolasalfredo@gmail.com".

Dentro de la ficha de la negociación, paso el ratón por encima del nombre del contacto "Pepe García" y se abrirá un popup con la información general de Pepe García (su teléfono y su email) > pincho en el email del popup > se abrirá nuestro sistema de emails "emailer".

Tooltip contacto

Emailer

Adjunto el presupuesto que quiero enviar al cliente (flecha roja).

Si quiero que éste email se quede copiado en la ficha de la negociación, debo de vincular el email a la negociación (flecha verde).

El destinatario recibirá mi email enviado desde mi cuenta nicolasalfredo@gmail.com, además me llegará una copia de este email a mi bandeja de entrada de nicolasalfredo@gmail.com. 

(Nota: para mas información sobre como enviar emails desde SumaCRM, ver el siguiente link https://www.sumacrm.com/soporte/envio-email)

b) Desde mi cliente de correo electrónico que tenga instalado en el ordenador (Outlook, Mail de Mac, Thunderbird,..) 

Dentro de la ficha de la negociación, pincho en el icono del email (flecha roja). 

Enviar email

Automáticamente se abrirá mi cliente de correo electrónico que tengo instalado como predeterminado en mi ordenador, en mi caso el Thunderbird (funciona igual en Outlook).

Sólo tengo que poner la dirección de email del destinatario del email, en mi caso a pepegarcia@gmail.com, adjuntar el presupuesto (flecha roja), y lo envío.

(Nota: al pinchar en el icono de mail (el sobre de la imagen de arriba), SumaCRM programáticamente pone en copia oculta mi dirección de "emailbox" (en amarillo). Este email que llamamos "emailbox" es único por cada usuario, y permite que el email llegue a mi cuenta de SumaCRM. SumaCRM también pega en el cuerpo del email el "vinculador" (en verde), que permite que SumaCRM entienda que éste email quiero que se copie en la ficha de la negociación "Video Corporativo (Prueba SL)".

Email desde Thunderbird

c) Desde mi cliente de de correo electrónico en la nube (Gmail, Yahoo, Hotmail,..)

Realizo los siguientes pasos:

  • Abro mi Gmail > en el campo "para:" pongo la dirección pepegarcia@gmail
  • En el CCO (copia oculta) pego mi dirección de Emailbox (en amarillo); esto sólo lo tengo que hacer una sola vez, ya que Gmail memoriza las direcciones de email, por lo que sólo tengo que acordarme que mi Emailbox empieza por "7"... Mi dirección de Emailbox está en mi menú de usuario y configuración > mi cuenta > Emailbox. (Nota: para mas información ver link https://www.sumacrm.com/soporte/emailbox
  • Relleno el asunto; Ej. "Presupuesto Video Corporativo - Prueba SL"
  • Debajo de la firma, pego el "vinculador" (en verde) que previamente lo he copiado de la ficha de la negociación. De ésta manera SumaCRM reconocerá que este email se debe de copiar en la ficha de la negociación "Video Corporativo (Prueba SL)" vinculada a Pepe Garcia. (Nota: existe un vinculador para cada contacto, negociación o caso, y lo puedo encontrar en su ficha correspondiente en el margen derecho en un recuadro azul.)

Email desde Gmail

(Nota: si tienes Gmail y quieres facilitar todo este proceso, te propongo que te instales la app de Gmail en tu ordenador y marcarlo como programa de email predeterminado para que así puedas también utilizar el envío de email como la describo en la opción "b". Para ello sigue las instrucciones del siguiente link https://www.sumacrm.com/soporte/cambiar-programa-email-sumacrm)

6) Le agrego una tarea al email que he enviado .

El email enviado se ha quedado copiado en la ficha de la negociación.

Para que no se me olvide llamar al posible cliente tras haberle enviado el email (en amarillo aparece el email como copiado en la ficha de la negociación), le agrego una tarea de recordatorio (recuadro rojo), que la llamaré "llamar para confirmar presupuesto" para hacer "mañana".

Agrego tarea al email enviado

7) A medida que voy haciendo las tareas, las marco como completadas.

Tras el envío del email con el presupuesto adjunto, puedo dar por completada la tarea "enviar presupuesto", por lo que la marco en la casilla como completada (flecha roja).

Marcar tarea completada

La tarea completada aparecerá en la ficha de la negociación como realizada (amarillo).

Tarea completada en el historial

8) Cierro la negociación como ganada.

Imaginémonos que llega "mañana" y veo en mi menú de tareas que tengo que "llamar para confirmar presupuesto" vinculada a la negociación "Video Corporativo (Consultora Prueba SL) con Pepe selección."

Pincho en el link de la negociación > paso el ratón por encima del nombre de Pepe García > me sale el popup con su teléfono > llamo a Pepe y me dice que "me acepta el presupuesto que le he enviado."

Por lo que doy como "ganada" la negociación (arriba a la derecha en el recuadro rojo).

En el historial de notas, emails y tareas completadas, aparecerá la negociación marcada como ganada (en amarillo).

Negociación ganada

9) Comenzamos con la fase de gestion del cliente (la post-venta)

Una vez marcada la negociación como ganada, comienzo la fase post-venta, por lo que ya trabajo directamente sobre la ficha del contacto. Por lo que pincho en el nombre del contacto "Pepe Garcia" que esta vinculado a la negociación.

Contacto vinculado a la negociación

10) Etiqueto al contacto Pepe Garcia como "cliente"

Para diferenciar a Pepe García del resto de mis contactos, le etiqueto como "cliente", ya que le acabo de vender un video corporativo.

Para ello voy a su ficha de contacto > agregar etiqueta (recuadro rojo) > escribo el nombre de la etiqueta "cliente" (si ya la tengo creada me aparece por defecto) > agregar.

Una vez creada la etiqueta, debajo del nombre del contacto aparecerá la etiqueta (recuadro verde).

Agregar etiqueta al contacto

Vista de la etiqueta dentro del contacto

11) Todas las notas, emails y tareas de la ficha de la negociación, aparecen en la ficha del contacto Pepe García.

Todo la actividad que he ido creando en la ficha de la negociación "Video Corporativo (Consultora Prueba SL)" aparece en la ficha de Pepe García, ya que dicha negociación estaba vinculada a Pepe García.

Cada nota, email o tarea creada en la ficha de la negociación vinculada a Pepe García, saldrá siempre a la negociación negociación(ver resaltado en amarillo).

Vinculación de la negociación con el contacto

Tras la venta, es decir, la "post venta", toda la actividad (notas, emails, tareas,..) la generamos directamente en la ficha del contacto.

12) Le comunico a mi compañero que ya puede comenzar con la producción del video.

Puedo escribirle notas a mis otros usuarios y ponerles tareas, de esta manera queda todo reflejado en SumaCRM.

Le comunico a mi compañero de trabajo, Perico, que ya puede comenzar con la realización del video corporativo contratado por Pepe García. Para ello, solo tengo que escribir la nota (ver recuadro rojo), y notificársela (ver recuadro verde). Al pinchar en "enviar notificación por email a" y seleccionar a Perico, dicha nota le llagará por email y se quedará reflejada en la ficha de Pepe García.

Notificar a otro usuario

13) Le agrego una tarea a Perico, vinculada con la nota que le he enviado.

Tras enviar la nota a Perico, le agrego una tarea para que no se le olvide. Para ello en la ventana de creación de tarea debo de asignar la tarea a Perico (recuadro rojo).

Asignar una tarea a otro usuario

Al asignarle la tarea a Perico, dicha tarea aparecerá en el menú de tareas de Perico y además se le notificará por email, que yo (Alfredo), le he enviado una tarea vinculada al contacto Pepe García.

Abajo muestro el menú de tareas de Perico, y en el recuadro rojo esta la tarea que le acabo de asignar.

Menú de tareas de Perico

14) Comunicación entre usuarios a través de SumaCRM.

Perico me confirma que ha comenzado con la realización del video, respondiéndome (flecha verde) a la nota que le envié (flecha roja).

Comentario a la nota (entre usuarios)

15) Análisis e informes de mi actividad comercial.

Si quiero conocer la actividad comercial de mi empresa, voy a mi menú de negociaciones.

En la parte central me muestra el resumen de la actividad comercial (recuadro verde).

En la parte superior hay una serie de filtros (recuadro rojo) que me permiten sacar informes de ventas:

  • Por estado de la negociación: puedo saber mis negociaciones que tengo en proceso, ganadas o perdidas.
  • Por responsable (comercial).
  • Por periodo (fecha).
  • Por producto/servicio. 

Y hacer clic en cada una de ellas para ver en detalle la evolucion de la negociación y si soy el director comercial, ayudar en la venta.

También puedo exportar todas mis negociaciones para un análisis mas exhaustivo (flecha azul).

Menú de negociaciaciones

Si quiero conocer las negociaciones sobre un producto concreto, Ej. "video corporativo", solo tengo que seleccionar de entre los filtros (en amarillo), el filtro "en cualquier producto/servicio" (en verde) y seleccionar "video corporativo".

Filtros del menú de negociaciones

16) Filtrar mis contactos.

Ahora quiero hacer un filtro de entre todos mis contactos, para enviarles un email de una nueva promoción exclusiva para los que son clientes.

Para ello voy a mi menú de contactos donde veo los posibles filtros que tengo:

  • Filtrar por personas o empresas (recuadro rojo): puedo seleccionar personas o empresas según lo requiera.
  • Filtrar contactos por (recuadro verde): aquí salen todos los campos de información que tienen todos mis contactos. Para hacer un filtro, sólo tengo que pinchar en el campo de información por el que quiero filtrar Ej. "Ciudad" y escribir "Madrid".
  • Filtrar por etiquetas (recuadro azul): si quiero filtrar por etiquetas que he ido agregando a contactos, sólo tengo que pinchar en la etiqueta correspondiente y me hará el filtro. También puedo filtrar por varias etiquetas a la vez.

Menú de contactos

Es muy útil hacer filtros combinados; Ej. Quiero filtrar de entre todos mis contactos, a las personas que son clientes y que viven en madrid. Bien, pues hago lo siguientes filtros:

  • Filtrar por personas o empresas (flecha roja): selecciono "personas"
  • Filtrar contactos por (flecha verde): pincho en el campo de información "Ciudad" y escribo "madrid".
  • Filtrar por etiquetas (flecha azul): pincho en "cliente"

Filtros de contactos

El resultado es que de entre todos mis contactos, en la lista me aparecen las personas de Madrid que son clientes. Dicha selección puedo pinchar en "todos" (recuadro rojo) y tengo las siguientes opciones:

  • Agregar etiquetas: de esta manera puedo agregar etiquetas a varios contactos a la vez.
  • Cambiar visibilidad: de esta manera puedo cambiar la visibilidad para mis usuarios, a dichos contactos.
  • Eliminar: puedo eliminar una selección de contactos.
  • Exportar: puedo exportar los datos de los contactos (nombre, email, teléfono,..) a un Excel o CSV y así importarlos a una herramienta de envío de emails masivos y hacerles un emailing.

En mi caso, quiero hacer un envío de un email masivo a mis clientes de Madrid, para ofrecerles una nueva promoción.

Selección de contactos

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Crea todos los contactos uno a uno en tu día a día, o impórtalos todos antes (guía de como importar tus contactos: https://www.sumacrm.com/soporte/importar-excel-gmail-outlook)

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El tour consiste en que tú me cuentas de qué va tu negocio, y en base a él, yo te explico cómo se utiliza SumaCRM, para que al terminar el tour sepas si te sirve o no.

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