Hola a todos, soy Alfredo responsable de clientes de SumaCRM.
Os dejo este video, que es un tour sobre de cómo utilizar SumaCRM de manera efectiva. Debajo del video encontrarás el mismo video en texto.
En esta guía voy a hacer un ejemplo práctico de como una empresa debe de usar SumaCRM. Es una guía introductoria básica de como trabajar con tu SumaCRM. Aunque el negocio que voy a representar no sea el tuyo, no te preocupes porque el proceso de trabajo es el mismo.
Si tienes otras dudas concretas, puedes buscarlas en nuestra sección de preguntas y respuestas: https://www.sumacrm.com/soporte/.
En el margen izquierdo (recuadro rojo) esta mi menú de trabajo:
En la parte superior derecha (recuadro amarillo) esta mi menu de usuario y configuración donde puedo invitar a más usuarios, ver mis facturas...
En mi empresa, que es una productora de videos corporativos para empresas, somos 2 personas, por lo que en mi cuenta de SumaCRM somos 2 usuarios. Yo (Alfredo), soy el comercial de la empresa, y Perico es el productor de los videos.
Para invitar a mas usuarios solo tengo que ir a mi menú de usuarios y configuración > pinchar en "usuarios" (recuadro rojo):
Antes de empezar con el tour, voy a personalizar mi SumaCRM para que se adapte a mi negocio.
Como he dicho, tengo una productora de videos corporativos para empresas, por lo que puedo personalizar mi SumaCRM a mi negocio en 3 área:
En mi menú de negociaciones > en la parte superior así en el filtro "en cualquier producto/servicio" > selecciono "añade un producto/servicio..." (recuadro rojo).
Añado mis productos y servicios:
Al crear un contacto, relleno los campos de información de la ficha. SumaCRM da una serie de campos predeterminados como el nombre, email, teléfono,.. y me deja añadir hasta 10 nuevos campos que puedo personalizar.
En nuestro caso, por necesidades de nuestro negocio hemos creado los siguientes campos:
Para agregar nuevos campos de información voy a mi menú de usuario y configuración (arriba a la derecha) > selecciono "Campos personalizados" (recuadro rojo).
Los campos personalizados (recuadro verde) aparecerán en la ficha de contacto debajo de los campos predeterminados.
En base a las gestiones que hago habitualmente con mis clientes; Ej. llamadas, envío de presupuestos, envío de pedidos,.. puedo categorizar mis tareas, y así así así en mi menú de tareas (mi agenda) por las tareas que más me urgen.
Por defecto vienen una serie de categorías de tareas como "llamar", "email", "por hacer",.. pero puedo añadir otras categorías que se adapten mejor a las gestiones que realizo con mis clientes. En mi caso he añadido "reporte periódico" ya que debemos de mandar un reporte a nuestros clientes cada 3 meses.
Para modificar o añadir categorías de las tareas, voy a mi menú de tareas > en la parte superior pincho en el filtro "todas las categorías" > selecciono "modificar las categorías..." (recuadro rojo).
Supongamos que me entra un potencial cliente a través del formulario de contacto de mi web. Se llama Pepe García y me dice que "está interesado en un video corporativo, que me ponga en contacto con él."
Creo este contacto en mi SumaCRM:
La ficha del contacto se estructura de la siguiente manera:
En el recuadro azul tengo la siguiente información:
En el recuadro verde tengo la vista de los datos que he introducido cuando he creado este contacto. Estos datos los puedo modificar siempre que quiera.
Le llamo y me dice dice "esta interesado en un presupuesto de un video corporativo de no más de 1 minuto sobre sus instalaciones y empleados, etc,..". (me define lo que quiere en la llamada).
Como en la llamada me ha surgido una oportunidad de venta con este contacto, creo una negociación dentro de la ficha del contacto. Esta negociación sólo la cerraré cuando la gane o la pierda.
(Nota: las negociaciones siempre se crean dentro de las fichas de los contactos, ya que siempre están vinculadas a un contacto. Además, un contacto puede tener varias negociaciones. Las negociaciones solo pueden tener 3 estados, "en proceso", "ganadas" o "perdidas").
Creo la negociación y relleno los campos de información de la ficha de negociación:
Al pinchar en "crear negociación" se crea la ficha de la negociación vinculada al contacto "Pepe García":
La ficha de la negociación tiene una estructura muy similar a la ficha del contacto. La negociación siempre está vinculada a un contacto, en este caso a Pepe García. Debajo del nombre de la negociación aparece el importe objetivo a ganar, en caso de que gane la negociación (ver imagen de abajo).
En el recuadro rojo tengo la siguiente información:
En el recuadro verde tengo la vista de los datos que he introducido cuando he creado la negociación, Ej. descripción, responsable,... Estos datos los puedo modificar siempre que quiera.
Anoto la conversación que te tenido con Pepe por teléfono (recuadro rojo), de este modo, queda reflejado el día/hora de la conversación (flecha roja).
Cuando anoto una conversación en la ficha de la negociación (recuadro rojo), siempre le agrego una tarea a dicha nota (recuadro verde). De esta manera sabré "sobre qué trata" la tarea que tengo que hacer.
Cuando pincho en "agregar tarea" se me abre una ventana donde puedo rellenar información acerca de la tarea, que a su vez estará referenciada a la nota que he escrito:
Al pinchar en "guardar esta tarea" se guarda la tarea en la pestaña de "tareas" de la ficha de la negociación:
... así como en el menú de tareas principal (ver siguiente punto).
Todas las tareas que voy creando, las tengo en mi menú de tareas (recuadro rojo) ordenadas por fecha de vencimiento.
Imaginemos que ya ha llegado el día "mañana", y como siempre voy a mi menú de tareas para ver lo que tengo que hacer. Veo que tengo la tarea de "Enviar presupuesto" (recuadro verde), referenciada (resaltado en amarillo) a la "nota", al contacto "Pepe García", y a la negociación "Video Corporativo (Consultora Prueba SL)".
Para hacer la tarea, voy a ir a la negociación donde tengo los datos para enviar dicho presupuesto. Para ello pincho en la negociación "Video Corporativo (Consultora Prueba SL)" y me lleva a directamente a la ficha de la negociación.
(Nota: SumaCRM permite que todas las tareas que creas en tu SumaCRM también aparezcan en tu calendario habitual, ya sea Ical, calendario de Outlook, Google Calendar,.. para ello debes de pinchar en el link "Suscríbete a tu feed iCalendar" (señalado con una flecha azul en la imagen de arriba).
Ahora voy enviar el presupuesto por email a Pepe y quiero que se quede una copia del email en la ficha de la negociación. Puedo hacerlo de 3 maneras diferentes (Nota: elige la opción que mejor se adapte a tu día a día):
SumaCRM me permite enviar emails directamente desde el propio CRM. El remitente será mi email con el que estoy dado de alta en SumaCRM, en mi caso "nicolasalfredo@gmail.com".
Dentro de la ficha de la negociación, paso el ratón por encima del nombre del contacto "Pepe García" y se abrirá un popup con la información general de Pepe García (su teléfono y su email) > pincho en el email del popup > se abrirá nuestro sistema de emails "emailer".
Adjunto el presupuesto que quiero enviar al cliente (flecha roja).
Si quiero que éste email se quede copiado en la ficha de la negociación, debo de vincular el email a la negociación (flecha verde).
El destinatario recibirá mi email enviado desde mi cuenta nicolasalfredo@gmail.com, además me llegará una copia de este email a mi bandeja de entrada de nicolasalfredo@gmail.com.
(Nota: para mas información sobre como enviar emails desde SumaCRM, ver el siguiente link https://www.sumacrm.com/soporte/envio-email)
Dentro de la ficha de la negociación, pincho en el icono del email (flecha roja).
Automáticamente se abrirá mi cliente de correo electrónico que tengo instalado como predeterminado en mi ordenador, en mi caso el Thunderbird (funciona igual en Outlook).
Sólo tengo que poner la dirección de email del destinatario del email, en mi caso a pepegarcia@gmail.com, adjuntar el presupuesto (flecha roja), y lo envío.
(Nota: al pinchar en el icono de mail (el sobre de la imagen de arriba), SumaCRM programáticamente pone en copia oculta mi dirección de "emailbox" (en amarillo). Este email que llamamos "emailbox" es único por cada usuario, y permite que el email llegue a mi cuenta de SumaCRM. SumaCRM también pega en el cuerpo del email el "vinculador" (en verde), que permite que SumaCRM entienda que éste email quiero que se copie en la ficha de la negociación "Video Corporativo (Prueba SL)".
Realizo los siguientes pasos:
(Nota: si tienes Gmail y quieres facilitar todo este proceso, te propongo que te instales la app de Gmail en tu ordenador y marcarlo como programa de email predeterminado para que así puedas también utilizar el envío de email como la describo en la opción "b". Para ello sigue las instrucciones del siguiente link https://www.sumacrm.com/soporte/cambiar-programa-email-sumacrm)
El email enviado se ha quedado copiado en la ficha de la negociación.
Para que no se me olvide llamar al posible cliente tras haberle enviado el email (en amarillo aparece el email como copiado en la ficha de la negociación), le agrego una tarea de recordatorio (recuadro rojo), que la llamaré "llamar para confirmar presupuesto" para hacer "mañana".
Tras el envío del email con el presupuesto adjunto, puedo dar por completada la tarea "enviar presupuesto", por lo que la marco en la casilla como completada (flecha roja).
La tarea completada aparecerá en la ficha de la negociación como realizada (amarillo).
Imaginémonos que llega "mañana" y veo en mi menú de tareas que tengo que "llamar para confirmar presupuesto" vinculada a la negociación "Video Corporativo (Consultora Prueba SL) con Pepe selección."
Pincho en el link de la negociación > paso el ratón por encima del nombre de Pepe García > me sale el popup con su teléfono > llamo a Pepe y me dice que "me acepta el presupuesto que le he enviado."
Por lo que doy como "ganada" la negociación (arriba a la derecha en el recuadro rojo).
En el historial de notas, emails y tareas completadas, aparecerá la negociación marcada como ganada (en amarillo).
Una vez marcada la negociación como ganada, comienzo la fase post-venta, por lo que ya trabajo directamente sobre la ficha del contacto. Por lo que pincho en el nombre del contacto "Pepe Garcia" que esta vinculado a la negociación.
Para diferenciar a Pepe García del resto de mis contactos, le etiqueto como "cliente", ya que le acabo de vender un video corporativo.
Para ello voy a su ficha de contacto > agregar etiqueta (recuadro rojo) > escribo el nombre de la etiqueta "cliente" (si ya la tengo creada me aparece por defecto) > agregar.
Una vez creada la etiqueta, debajo del nombre del contacto aparecerá la etiqueta (recuadro verde).
Todo la actividad que he ido creando en la ficha de la negociación "Video Corporativo (Consultora Prueba SL)" aparece en la ficha de Pepe García, ya que dicha negociación estaba vinculada a Pepe García.
Cada nota, email o tarea creada en la ficha de la negociación vinculada a Pepe García, saldrá siempre a la negociación negociación(ver resaltado en amarillo).
Tras la venta, es decir, la "post venta", toda la actividad (notas, emails, tareas,..) la generamos directamente en la ficha del contacto.
Puedo escribirle notas a mis otros usuarios y ponerles tareas, de esta manera queda todo reflejado en SumaCRM.
Le comunico a mi compañero de trabajo, Perico, que ya puede comenzar con la realización del video corporativo contratado por Pepe García. Para ello, solo tengo que escribir la nota (ver recuadro rojo), y notificársela (ver recuadro verde). Al pinchar en "enviar notificación por email a" y seleccionar a Perico, dicha nota le llagará por email y se quedará reflejada en la ficha de Pepe García.
Tras enviar la nota a Perico, le agrego una tarea para que no se le olvide. Para ello en la ventana de creación de tarea debo de asignar la tarea a Perico (recuadro rojo).
Al asignarle la tarea a Perico, dicha tarea aparecerá en el menú de tareas de Perico y además se le notificará por email, que yo (Alfredo), le he enviado una tarea vinculada al contacto Pepe García.
Abajo muestro el menú de tareas de Perico, y en el recuadro rojo esta la tarea que le acabo de asignar.
Perico me confirma que ha comenzado con la realización del video, respondiéndome (flecha verde) a la nota que le envié (flecha roja).
Si quiero conocer la actividad comercial de mi empresa, voy a mi menú de negociaciones.
En la parte central me muestra el resumen de la actividad comercial (recuadro verde).
En la parte superior hay una serie de filtros (recuadro rojo) que me permiten sacar informes de ventas:
Y hacer clic en cada una de ellas para ver en detalle la evolucion de la negociación y si soy el director comercial, ayudar en la venta.
También puedo exportar todas mis negociaciones para un análisis mas exhaustivo (flecha azul).
Si quiero conocer las negociaciones sobre un producto concreto, Ej. "video corporativo", solo tengo que seleccionar de entre los filtros (en amarillo), el filtro "en cualquier producto/servicio" (en verde) y seleccionar "video corporativo".
Ahora quiero hacer un filtro de entre todos mis contactos, para enviarles un email de una nueva promoción exclusiva para los que son clientes.
Para ello voy a mi menú de contactos donde veo los posibles filtros que tengo:
Es muy útil hacer filtros combinados; Ej. Quiero filtrar de entre todos mis contactos, a las personas que son clientes y que viven en madrid. Bien, pues hago lo siguientes filtros:
El resultado es que de entre todos mis contactos, en la lista me aparecen las personas de Madrid que son clientes. Dicha selección puedo pinchar en "todos" (recuadro rojo) y tengo las siguientes opciones:
En mi caso, quiero hacer un envío de un email masivo a mis clientes de Madrid, para ofrecerles una nueva promoción.
Crea todos los contactos uno a uno en tu día a día, o impórtalos todos antes (guía de como importar tus contactos: https://www.sumacrm.com/soporte/importar-excel-gmail-outlook)
Me ofrezco personalmente a hacerte gratis un tour online de SumaCRM en base a tu negocio.
El tour consiste en que tú me cuentas de qué va tu negocio, y en base a él, yo te explico cómo se utiliza SumaCRM, para que al terminar el tour sepas si te sirve o no.
El tour es por teléfono, compartiendo la pantalla, y en sólo 10 minutos (y gratis). Mándame un email a alfredo.nicolas@sumacrm.com y te llamo para ver qué día te viene mejor.
