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Soporte Mundo VENTAS 7 Técnicas para dar la mejor Atención al Cliente

7 Técnicas para dar la mejor Atención al Cliente

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La mayoría de veces se piensa que el trabajar en atención al cliente es tener siempre todas las respuestas o todo el conocimiento enciclopédico posible. Incluso, se debe de reaccionar de forma rápida y eficiente, manteniendo al mismo tiempo una relación compasiva y que instruya a los clientes. 

Es un trabajo con mucha responsabilidad ya que cada día partes desde cero, ya que cada casuística del cliente es diferente y tienes que estar al 100% informado de tu producto o servicio para dar respuesta.

Por tanto, si estás buscando cómo tener y ofrecer el mejor servicio al cliente en tu empresa, entonces este artículo es para ti. Te compartimos estos 6 consejos para que los comiences a implementar desde ya con tu equipo de soporte (otro término muy común para referirse a atención al cliente).  


1. Practica la escucha activa

Detrás de cada llamada de atención al cliente, hay un cliente que tiene una pregunta o preocupación que necesita ser contestada. Esta persona necesita sentirse comprendida, escuchada y atendida. 

La escucha activa es una habilidad clave que puede desarrollarse practicando de forma diaria con tus compañeros de trabajo y familia. 

Primero, debes abordar cada conversación con el objetivo de aprender algo y centrarte en el cliente. Después de que él termine de hablar, haz preguntas aclaratorias que te ayuden a asegurarte que entendiste lo que realmente te está consultando. Y finalmente, termina la conversación con un resumen rápido para asegurarte que todos están en la misma página.

Es importante reconocer que cada cliente tiene su forma de ver los problemas, por ello es importante que reconozcas que cada día comienzas desde cero. Es decir, que tienes que estár con la mente 100% enfocada en lo que te consultan para dar una respuesta eficaz.


2. Aprende a empatizar con tus clientes

La empatía es la capacidad de entender cómo se siente el cliente y de dónde viene. Aunque algunas personas parecen haber nacido con este rasgo, es una habilidad que se puede adquirir. Cuando escuches al cliente, intenta ver el problema a través de sus ojos. 

Esto es importante en el servicio de soporte porque el cliente será más receptivo si se siente comprendido contigo. También puedes desescalar un conflicto y crear una interacción más agradable con tu empresa.


3. Utiliza un lenguaje positivo

Cuando atiendes a los problemas de tus clientes, debes de usar un lenguaje positivo el cual quita el estrés que esté pasando gracias a la situación. 

Recuerda que Las palabras son poderosas y pueden crear relaciones de confianza con tus clientes. Usa los verbos de manera positiva, por ejemplo, en lugar de decir "no le des a ese botón” dí "es mejor que presiones mejor este botón ya que es la mejor opción". 

Utiliza el tiempo futuro, ya que también es positivo y no se centra en los problemas pasados del cliente. Frases como "Gran pregunta, ¡lo averiguaré por ti!" y "Me encantaría entender más sobre..." pueden mantener al cliente en el momento presente. 

Además, recuerda que cuando hables con los clientes asegúrate de mostrar tu autenticidad, tu positivismo y tu calma, ya que ayuda mucho incluso si el cliente está enojado.


4. Mejora tus habilidades de ventas

Los clientes pueden acudir a ti con todo tipo de problemas y quieren que sus preguntas sean respondidas rápidamente. Si no sabes cómo implementar correctamente un ticket de servicio, estarás perdiendo tu valioso tiempo. 

Antes de interactuar con los clientes, debes de entender completamente cómo usar tu chat en vivo, tu sistema de tickets y aprender a escribir rápidamente.

Además, te recomendamos que todo esto lo gestiones con tu cliente lo tengas en una herramienta de CRM. Este, aparte de ayudarte a vender, ayuda a guardarte todas las conversaciones que has tenido con tus clientes, para que así tengas una idea de qué tipo de clientes tienes en tu negocio.

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5. Conoce tus productos y servicios

Para ayudar al cliente, debes tener un profundo conocimiento de tus productos y de sus respectivas funcionalidades. Incluso, se recomienda que cada agente comercial pase tiempo con un especialista de producto, para que pueda hacer preguntas y entender completamente los detalles del producto. De esta manera, podrá ayudar a los clientes cuando estén resolviendo problemas y conocerá los consejos y trucos del producto que puede compartir para que el producto sea más fácil de usar.

Incluso, te recomendamos que uses una aplicación de chat en vivo o por dar asistencia por teléfono, en vez de atender vía correo electrónico ya que puede parecer algo impersonal y no puedes comprender expresiones o el lenguaje corporal de tu clientes. Tus consumidores quieren sentirse conectados, así que busca un terreno común para que tengas una conexión rápida.


6. Comunícate de forma clara y concisa 

La capacidad de comunicarse claramente, tanto verbalmente como por escrito, es esencial en la atención al cliente, especialmente si se habla con alguien que tiene una lengua materna diferente. Las respuestas a sus preguntas deben ser claras, concisas y en su tono de voz natural. Los clientes quieren una explicación, pero no necesitan saber todos los detalles. Si le piden más detalles, tu debes compartírselos, pero la mayoría de la gente quiere que su problema se resuelva rápidamente. Siempre termina cada conversación con la pregunta "¿hay algo más que pueda hacer por ti hoy?" para que tengan una oportunidad más de hacer otra pregunta y tu sepas que has hecho todo lo posible para resolver el problema.

Además, asegúrate de comunicar los tiempos de espera, especialmente en el chat en vivo, ya que es importante que no permanezcas inactivo por demasiado tiempo.


7. Mide y analiza la retroalimentación de tus clientes

La mejor manera de entender si tu atención al cliente es de primera categoría es conocer qué opinan tus clientes. Utiliza encuestas para hacer un seguimiento del rendimiento de tu equipo y haz preguntas específicas, tales como: "¿Qué tan conocedor fue nuestro encargado de soporte ante tu consulta?” y "¿Qué tan efectivo fue la comunicación que obtuvo con nuestro miembro del equipo de atención al cliente? “

Una vez que entiendas en qué áreas sobresales y en cuáles necesita mejorar, podrás concentrarte en habilidades específicas.


Conclusión:

Siempre tienes que estar dispuesto a aprender. Por si no sabías, el deportista Tom Brady no aprendió a ser un gran jugador de fútbol en un día. Le llevó años de práctica e incluso fue un mariscal de campo suplente antes de obtener el título de campeón del mundo.

El límite es el cielo…. No desaproveches y apuesta por el aprendizaje continuo para ofrecer una excelente atención al cliente.


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