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Soporte Mundo VENTAS Programa de gestión de clientes: El secreto para multiplicar la productividad de tu negocio

Programa de gestión de clientes: El secreto para multiplicar la productividad de tu negocio

La mayoría de las empresas que deciden empezar a usar un CRM casi siempre lo hacen con la intención de incluirlo como parte de su estrategia empresarial. Piensan que así podrán recoger datos y conseguirán mejorar la estrategia y el crecimiento a largo plazo de su empresa.

Pero... ¿qué es lo que ocurre en realidad? Pues que la mayoría de las veces todo se complica un poco para los equipos de ventas. De repente se ven obligados a aprender a utilizar un software poco intuitivo y complicado de manejar y todos los beneficios de usar un CRM rápidamente desaparecen.

¿Qué significa esto?

Que necesitan dedicar un tiempo extra cada día a registrar cada una de sus actividades de manera manual. Lo que al final se traduce en menos tiempo para vender.

En pocas palabras: una mala decisión al seleccionar un CRM puede reducir la productividad y provocar que los trabajadores en poco tiempo vuelvan a sus viejos hábitos para gestionar clientes: mediante llamadas, emails, notas, hojas de cálculo...

Pero no todo son malas noticias, ya que cuando elegimos el software de gestión de clientes correcto conseguimos que nuestra estrategia funcione mejor y que la productividad de la empresa crezca.

En este artículo descubrirás la razón por la que una elección inadecuada puede suponer un sabotaje directo a la productividad de tu empresa, un despilfarro de dinero y lo que es peor... puede hacer que tu equipo de ventas se desmotive, trabaje más lentamente y con menor eficiencia. También repasaremos las razones por las que con un buen programa de gestión de clientes puedes mejorar el seguimiento de los datos y cómo usándolos correctamente puedes conseguir un incremento directo de la productividad en los procesos de tu organización.

La verdadera razón por la que conseguir una venta es tan complicado hoy en día

Vender es muy fácil, ¿no crees?

El comercial llama al prospecto, lo cualifica y ya solo debe tratar de cerrar la venta.

¡Ya está!

Contactar. Cualificar. Cerrar.

Enjabonar. Aclarar. Vuelta a empezar.

Esta es la piedra angular de las ventas y es lo que debería representar la mayor parte del tiempo invertido por tu equipo de ventas.

Entonces... ¿cuál es el problema?

Bueno, la verdad es que son varias las cosas que tienden a escalar al mismo tiempo que lo hace el tamaño de tu empresa:

  1. Los leads llegan a través de múltiples canales a una temperatura diferente y con un nivel de cualificación distinto.
  2. Se necesita hacer un seguimiento de los prospectos y registrar cada una de sus interacciones.
  3. Luego hay que analizar y utilizar los datos para ajustarlos a nuestra estrategia de ventas.

Estamos en la era digital, lo que significa que tenemos más canales que nunca desde los que llegan clientes a nuestro negocio. Cada canal es único, por lo que cada uno trae una variedad distinta de clientes potenciales, donde incluso algunos pueden conformar segmentos exclusivos.

Como cada segmento es diferente, la forma de tratarlo y de venderle nuestro producto o servicio debe adaptarse a él, pero además es importante que TODA esta actividad se registre y analice. Puede que sean cientos y cientos de datos y que, cuanto mayor sea el negocio, mayor actividad necesite ser registrada.

Lo cual… es prácticamente imposible hacer sin el software adecuado.

Y cuando hablamos de ventas, el software principal que encontramos es una plataforma para la gestión de clientes, es decir, un CRM.

Para que lo entiendas, tu plataforma CRM debe ser como el engranaje central de tu negocio, y necesita estar conectado con los departamentos de marketing, ventas y análisis, para poder retener así todo lo anterior en un sistema automatizado sobre el que se construya la totalidad de tu negocio.

Como ya hemos dicho, el objetivo principal de contar con un CRM en nuestra empresa es el de mejorar el proceso de toma de decisiones estratégicas, y eso muchas veces ha sido a costa de comprometer la productividad del equipo de ventas.

Veamos por qué ocurre esto.

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¿Por qué más de la mitad de los CRM dejan de ser utilizados en una empresa?

De la misma manera que dos no discuten si uno no quiere, el fracaso de la implementación de un CRM puede ser causa tanto de la plataforma con la que se trabaja, como del negocio que pretende utilizarlo con sus vendedores. Para entenderlo mejor, en esta ocasión nos centraremos en los factores relacionados con la propia plataforma y que pueden impedir que tu negocio se desarrolle hasta su máximo potencial.

Estas son las 4 razones principales por las que la implementación de un software de ventas puede fracasar:

  1. Que sea caro y difícil de configurar.
  2. Que no se haya creado pensando en los equipos de ventas.
  3. Que los planes de precios no sean claros.
  4. Que su integración sea limitada.

Ahora, acerquémonos un poco más a estos problemas.

1. Que sea caro o demasiado complejo de configurar y mantener

La forma más clara de analizar esto es cuando nos fijamos en que las plataformas CRM más grandes del mundo han dado lugar a industrias multimillonarias de empresas de terceros que se dedican a ayudar a otras compañías a instalar y mantener los sistemas y a entrenar a sus vendedores.

Incluso una empresa pequeña puede necesitar de una buena inversión de tiempo y dinero para conseguir la implementación y el funcionamiento adecuados.

De hecho, muchas empresas tienen que contratar a un administrador a jornada completa que se encargue del mantenimiento y supervise que toda la plataforma funciona como es debido.

Mientras que esto no supone un gran esfuerzo para empresas de mayor tamaño, en el caso de PYMES y startups puede resultar un importante desembolso económico.

Si un CRM es caro, complicado de manejar y difícil de mantener lo más probable es que su implementación en la organización fracase.

2. No se ha dearrollado pensando en el personal de ventas

Empezar a utilizar un nuevo software puede ser un verdadero quebradero de cabeza incluso cuando se ha desarrollado pensando siempre en el usuario final.

La mala noticia es que muchos de los programas de gestión de clientes que puedas encontrar no se han creado siguiendo esta premisa. Si el objetivo principal no era recopilar datos e informes, el personal de ventas puede verse abrumado ante una interfaz que les obliga a invertir la mayor parte a lidiar con ella en lugar de ayudarlos a realizar más ventas.

La estadística habla claro: el vendedor medio dedica más de 60 minutos al día a introducir datos en el panel de su CRM, mientras que para introducir la información más básica tiene que realizar unos 8 o 9 clics.

3. Sus planes de precios no son claros

Los mayoría de programas de gestión de clientes más caros se autodefinen como la solución todo uno para las necesidades de tu empresa, pero cuando tras su configuración llega la primera factura, muchos empresarios descubren que están pagando costes ocultos que desconocían totalmente.

No es extraño que algunas plataformas cobren un extra por prestaciones básicas, integraciones indispensables o incluso para usar alguna API. Tanto los costes ocultos como los esperados son la principal queja que las empresas hacen del CRM que utilizan.

4. No se puede integrar con otro software

Este punto suele ser el más polémico, ya que si un programa de ventas no se puede integrar con otro software que tu empresa utilice, entonces la implementación de un CRM en tu negocio no será efectiva.

Aunque lo normal es asegurarse de la compatibilidad previamente, es posible que las integraciones presenten bugs o cuenten con fallos que las haga imposible de utilizar. También debes recordar si quizá en el futuro te puedes ver con la necesidad de hacer nuevas integraciones con las que no contabas al principio.

El secreto de la eterna productividad: cómo te ayuda un programa de gestión de clientes a vender más

El mejor CRM no se enfoca solamente en la estrategia, sino que se centra en hacer que el trabajo de los vendedores sea más sencillo. Resuelve el principal problema que se encuentran los comerciales en su día a día y les permite hacer lo que realmente importa: contactar, cualificar y cerrar ventas.

Esta es la manera en la que con un software puedes MULTIPLICAR la productividad, en lugar de ahogarla en el lodo. Por ello, conoce estos diferentes programas de ventas que harán que seas más productivo y tengas mejores resultados. 

1. Fácil de instalar y configurar, sencillo de usar y simple de mantener

Aunque está claro que un CRM útil y sencillo de utilizar siempre va a ser mejor que uno caro y complicado de poner en funcionamiento.

La realidad es que son muchos los negocios que optan por asumir algunos de esos inconvenientes iniciales si eso significa un incremento de la productividad a largo plazo.

Aquí es donde toman importancia los costes de utilizar un CRM. Cuantas más veces requiera de mantenimiento, menor será la productividad de tus trabajadores. Si cada vez que necesitas una personalización masiva de la infraestructura necesitas contratar a un tercero, también se estará reduciendo la productividad del equipo.

Las ventajas de usar una plataforma libre y sin mantenimiento requerido es que no te tienes que preocupar por perder productividad en el momento en el que se vayan a implementar ajustes técnicos o actualizaciones al sistema.

2. Directo al corazón de la venta

Debido a la naturaleza cambiante del marketing digital, los prospectos se reciben en el departamento de ventas mediante diferentes canales (banners, marketing de contenido, redes sociales, llamadas, referidos, formularios de contacto, eventos como ferias, compras anteriores, etc.).

Clasificar a los prospectos, registrar su actividad a lo largo del embudo de conversión, referirlos a un vendedor y resumir su historia en la empresa es un trabajo que requeriría de todo un equipo de administradores si los programas de ventas no existieran.

La mejor plataforma para gestionar a tus clientes está ideada para que se pueda integrar con otro software de marketing y para que todo tu equipo de ventas pueda importar, filtrar y asignar clientes potenciales al personal junto a su información añadida de manera automática a la ficha de cada contacto.

La ventaja de esto es que el vendedor puede contactar con el prospecto de manera sencilla como si estuviera trabajando con un gestor de correo electrónico.

3. Gestiona la información, las conversiones y las ventas desde un mismo lugar

Las llamadas y los emails son la principal forma de contactar con los clientes potenciales a día de hoy, y para hacerlo no hace falta ningún tipo de software avanzado.

Pero claro, llamar por teléfono y enviar un email es algo sencillo de hacer, ¿no? Sin embargo, las verdaderas dificultades se encuentra en cómo hacer efectivo ese primer acercamiento con nuestros posibles clientes, logrando así su registro y seguimiento de cada lead para llevar a cabo una futura revisión, un entrenamiento o cualquier ajuste estratégico en los contactos.

Por ello, un buen CRM estará SIEMPRE enfocado en las necesidades del departamento de ventas. Su propósito es evitar todos esos inconvenientes haciendo que sea posible contactar por teléfono o email directamente desde la propia aplicación, así como registrar y seguir automáticamente cada cambio, reduciendo la intervención del vendedor al mínimo. 

Es más, te dejo este ejemplo de cómo redactar un correo comercial, logrando atrapar a muchos posibles prospectos. 

4. Los datos de marketing, ventas y atención al cliente se dan la mano

¡Ojo! Aunque un CRM sirve para facilitar el trabajo a los vendedores y ayudarlos a realizar más llamadas y a enviar más emails, al mismo tiempo se convierte en una herramienta que te ayuda a entrenar a tu personal, a refinar el enfoque de ventas y a fortalecer tu estrategia empresarial.

Esto lo conseguimos gracias al análisis de datos, pero antes de hacer eso es esencial llevar a cabo un seguimiento de principio a fin que sea transversal entre los departamentos de marketing, ventas y atención al cliente.

Esta tarea sería muy dura si no se cuenta con el software adecuado, por esa razón la integración se convierte en una pieza fundamental en cualquier CRM del mercado.

Lo mejor es que existen dos alternativas principales para conectar tu CRM a otras herramientas de tu empresa: las integraciones fuera de la caja o mediante API para permitir un mayor nivel de personalización.

Mediante la creación de informes, el seguimiento de ventas o la asignación de tareas directamente desde SumaCRM puedes hacer que todo tu negocio sea más productivo y que tus comerciales puedan maximizar el tiempo que dedican a contactar, cualificar y cerrar sus ventas.


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