Informe de ventas: Cómo lo utilizamos para ser comerciales SENIORS

Este post forma parte de la serie de posts del viaje de una empresa a la isla del tesoro, facturar 100.000€/mes. Vamos por 50.976 €/mes. Todos los martes a las 11.00 am publico un nuevo post. Los posts anteriores están aquí.

Si eres comercial seguro que el director comercial te ha preguntado alguna vez,  "¿cómo vas?", y le has dado una respuesta genérica en plan "eeeeeehhhhhh ¡Bien/Mal/A tope/Ahí vamos/Luchando...!" 

Jajaja ¡Yo mismo he respondido eso 1000 veces! 

Pero hay que reconocer que la pregunta "¿cómo vas?" es una forma de simplificar varias preguntas en una. Y sobre todo, de la que esperas DATOS. La de veces que nos hemos reído en la ofi con esta taza:

¿Cómo voy? Con datos :) 

Es una pregunta que se divide en 3, y que a su vez se dividen en más,  en donde ya están los datos. 

1. Cómo van mis negociaciones:
   1. Cuántas negociaciones he iniciado.
   2. Cuántas negociaciones he ganado.
   3. Cuántas negociaciones he perdido.
   4. Cuántas negociaciones tengo en proceso.
2. Dónde puedo mejorar
   1. En qué etapas del embudo de ventas mi % de conversión está por debajo de objetivos.
   2. En qué etapas del embudo de ventas mi tiempo medio (y total) es mayor que objetivos.
   3. En qué etapas del embudo de ventas el precio medio (y total) está por debajo de objetivos.
3. Cómo puedo mejorar
   1. Necesito más leads o leads más cualificados
   2. Necesito hacer bien los argumentarios de ventas y objeciones.
   3. Necesito hacer bien las actividades de nuestro proceso de ventas.

Pero hay que reconocer que responder a estas preguntas con los informes de ventas de la gran mayoría de CRMs es súper difícil. La razón es que éstos te presentan la información con varias decenas de tipos de informes diferentes. Y te explota la cabeza saltando de uno a otro.

Así que en nuestra misión de hacer el CRM más sencillo y útil para pymes, no queríamos hacer lo mismo. ¡Nuestro informe de ventas es diferente! 

Un sólo informe de ventas, que responde TODAS las preguntas

¡Empezamos!

1) Cómo van mis negociaciones

Lo dicho arriba, se divide en:

1. Cuántas negociaciones he iniciado
2. Cuántas negociaciones he ganado
3. Cuántas negociaciones he perdido
4. Cuántas negociaciones tengo en proceso

En nuestro informe de ventas lo puedes responder en un sólo clic, tanto en número como en dinero.

Como ves en la imagen, puedes personalizar esta pregunta por lo que quieras, por ejemplo "por periodo": 

- ¿Cómo van mis negociaciones "este mes"?  (o "el mes pasado" o "cuando quieras"...)

... o por producto, o por cualquier campo que quieras :)

Y si eres director comercial, también te servirá poder personalizar, por ejemplo, por "comercial":

- ¿Cómo van las negociaciones de "Jorge"? (o de "Alvaro" o de "todos"...)

Para conseguirlo tan sólo tienes que cambiar los filtros de la izquierda.  Lo bueno es que lo hemos hecho igual que en el resto de secciones de SumaCRM.

Y lo mejor es que podrás hacer seguimiento sin micro gestión, ya seas comercial o director comercial, ya que nadie tiene que estar encima de nadie para enterarse de cómo va, ni te volverás loco en el Excel, que como sabes se hace inmanejable al poco tiempo.

Eso sí, aunque saber "cómo vas" es súper importante, la realidad es que, como decía Einstein (y la taza de arriba jaja) la clave son las acciones que te hacen llegar a esos resultados:

Por ello, ser director comercial SENIOR es:

Ser director comercial SENIOR es saber dónde y cómo puede mejorar cada comercial sin hacer microgestión

Y ser comercial SENIOR es:

Ser comercial SENIOR es saber dónde y cómo puedes mejorar sin esperar a que el director comercial te lo diga"

Así que esto nos lleva a la siguiente pregunta:

2) Dónde puedo mejorar

Lo dicho al principio del post, esta pregunta se divide en:

1. En qué etapas del embudo de ventas mi % de conversión está por debajo de objetivos.
2. En qué etapas del embudo de ventas mi tiempo medio (y total) es mayor que objetivos.
3. En qué etapas del embudo de ventas el precio medio (y total) está por debajo de objetivos.

Pero si te suena a chino no te preocupes, es normal jaja, ahora te lo explico con palabras normales. Te cuento:

Los clientes para comprarte recorren un "viaje" que va desde que te conocen hasta que te compran. 

Este viaje se representa en forma de embudo.

En una empresa de servicios el embudo más habitual está divido en  4 etapas. 

En SumaCRM este embudo está puesto en horizontal, y el "viaje" de cada cliente lo haces moviendo las negociaciones por cada "columna/etapa":

Y aunque las etapas pueden variar según el sector, LAS MÉTRICAS EN CADA ETAPA son siempre las mismas y ahí está la clave ya que comparándote con OBJETIVOS es en ellas donde puedes mejorar:

• % conversión: Es decir el % de éxito de pasar una negociación a la siguiente etapa.
• número negociaciones en cada etapa.
• tiempo medio y tiempo total.
• precio medio y precio total

Así que en cada una de estas métricas en cada etapa es donde puedes mejorar si estás por debajo de mini objetivos.

Te lo dejo LOS OBJETIVOS REALES de la empresa de servicios que fundé hace 8 años con la que llegamos a facturar 100.000€/mes (la agencia de marketing online, Bocetos).

Yo mismo probé que, sólo haciendo llamadas en frío, podía hacer 4 ventas mensuales y para ello se tenían que cumplir las siguientes métricas, que luego pasé al resto de comerciales:

En el informe de ventas de SumaCRM el informe está puesto en horizontal, como el embudo, pero es lo mismo. O incluso mejor, ya que también tienes la vista de tabla:

Y no sólo eso, también desde el mismo informe puedes ver el histórico para saber si has mejorado respecto a meses/semanas/días anteriores.  

Tan sólo tienes que cambiar el "periodo" en los filtros de la izquierda, y poner según la frecuencia que quieras visualizar (arriba a la derecha). Por ejemplo: Periodo "Últimos 2 meses" y frecuencia "mensual":

Por otro lado, si además de verlo en la tabla, quieres verlo con una representación gráfica, haz clic en el botón "Embudo - Gráfica" y listo.  En la gráfica directamente hemos puesto que se vea sólo un dato, porque si no era un barullo. Ese dato puedes cambiarlo desde el desplegable :)

¡Y listo! Con nuestro informe de ventas en un sólo clic puedes saber dónde mejorar, así que queda la última pregunta:

3) Cómo puedo mejorar

Si alguna métrica la tienes por debajo de los objetivos, necesitarás hacer alguna de estas 3 cosas:

1. Necesitas leads más cualificados
2. Necesitas repasar los argumentarios de ventas y objeciones.
3. Necesitas repasar las actividades de nuestro proceso de ventas.

Del punto 1 el punto 2, y en función de la etapa en la que te falle alguna métrica, te dejo NUESTROS EJEMPLO REALES DE CÓMO MEJORAR: 

1. Lead >>Te dejo nuestra forma de conseguir leads cualificados sin marketing online.
2. Contactado >> Te dejo nuestro argumentario de contactado y nuestro argumentario de objeciones que también sirve para la siguiente etapa:
3. Reunión >> Te dejo nuestro argumentario de ventas en reunión. 
4. Seguimiento >> Te dejo nuestra forma de hacer seguimiento con estrategia. 
5. Venta >> Te dejo nuestro argumentario de cierre de ventas.
   
   

Del punto 3, cada empresa tiene sus propias "actividades o tareas" dentro de cada etapa, pero la forma de hacer el seguimiento para poder mejorar es la misma. Y justo de eso va el próximo post, como siempre el próximo martes :)

¿Y qué más? 

Este blog nació para aportar mi granito de arena a la comunidad de emprendedores, y por ello cada martes publico un nuevo post de nuestro viaje a la isla del tesoro, facturar 100.000€/mes.

Pero como ves, como más te puedo ayudar es que pruebes SumaCRM:

¡Absolutamente todo incluido e ilimitado!El CRM más sencillo para pymes

¡Espero que te sirva!

Tomás Santoro