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Nuestra propia guía de trabajo en remoto ¡Y ahora también en la ofi!

Tomás Santoro escribió esto el 11 de octubre  • 
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guia de trabajo en remoto y presencial

Es el faro que nos guía cada día en nuestro viaje a la isla del tesoro, facturar 100.000€/mes

Hace 1 año y medio lanzamos SumaCRM 4 socios: Alfredo (comercial), Alejandro (usabilidad), Henry (programación) y yo (CEO y marketing). 


Desde el inicio, Alfredo, yo y el resto del equipo trabajamos desde nuestra oficina de Madrid, mientras que Alejandro y Henry trabajan en remoto desde Mar del Plata, Argentina. 



Y la verdad, aunque gracias a esta conexión España-Argentina hemos ido ganando algo de experiencia trabajando a distancia, nunca nos hemos considerado una empresa en remoto

Eso sí, siempre hemos tenido vocación de trabajar desde donde queramos.

Y como te conté en el post anterior, este verano tomé una de las decisiones más importantes de mi vida, me voy a vivir a Tarifa y yo también trabajaré en remoto desde allí.  Voy a probar 3 meses y si va bien, ahora sí, lo iremos ampliando al resto del equipo. 


Así que, desde que tomé la decisión, para subir las probabilidades de éxito, investigué todos los blogs de las empresas americanas en remoto que más sigo y que les va genial: Buffer, Zapier, Basecamp y Groovehq.

La verdad, flipé al descubrir las técnicas que utilizan para incrementar su productividad y comunicación en remoto. Y lo mejor, al introducirlas en SumaCRM, me di cuenta que son técnicas increíbles también para mejorar el trabajo en la ofi.


Así que lo que nació para ser nuestra guía de trabajo en remoto se convirtió enseguida en nuestra guía de trabajo en remoto y en la ofi:

Nuestra propia guía de trabajo (en remoto y en la ofi)

¡Espero que te sirva a ti también! Ya sea porque estás en la ofi, remoto, o como nosotros, con la mezcla de ambos mundos.  

Son nuestras propias reuniones, procesos y herramientas. Es nuestro día a día:

1) Daily stand up meetings

Una de las claves para que funcione el remoto (y que no hacíamos en la ofi pero que es la leche) es que, cada día, cada persona, sepa lo que van a hacer ese mismo día todos y cada uno del resto de personas. Sirve para que todos estemos en el mismo barco y rememos hacia el mismo puerto.  

Para lograrlo, sin perder la productividad, hacemos las famosas daily stand up meetings:


Es una reunión diaria, de máximo 15 minutos, en la que cada persona en sólo 1 minuto, responde a 3 preguntas:

  1. ¿Qué hice ayer? 
  2. ¿Qué voy a hacer hoy? 
  3. ¿Qué te está impidiendo progresar?

No te lo cuento, lo hago jajaja Te dejo una grabación de una daily stand up meeting nuestra:



¡IMPORTANTE! La clave para que sean productivas y NO dejar de hacer estas reuniones es que: 

  • Repito: 15 minutos máximo, a raja tabla jeje. Y para conseguirlo:
  • Empezamos siempre PUNTUALES. Esté quien esté. Siempre a las 14.00 para coincidir con Alejandro y Henry en su mañana de Argentina y nuestra hora de ir a comer.
  • Terminamos siempre PUNTUALES. Yo hago de moderador para que cada persona sólo hable 1 minuto. Y corto si hace falta. Nada personal.  ;P
  • Ale y Henry que están en remoto se conectan vía Google Hangouts. Truco: utilizamos siempre la misma url para que no haga falta llamar.
  • Cada persona, lo primero al empezar su día, escribe sus respuestas en un "caso" en SumaCRMAsí conseguimos que la reunión sea más efectiva porque nadie improvisa. Y yo puedo comentar el hilo para ayudar, antes o después, sin que se alargue la reunión:


La hacemos los lunes, martes, miércoles no que hacemos yoga jeje, jueves, y los viernes.

Pero los viernes dura 30 minutos ya que respondemos a 2 preguntas diferentes y tienen más chicha:

2) Weekly Stand up Meetings

Las 2 preguntas de la daily weekly del viernes son:

  1. ¿Cómo van mis objetivos? 
  2. ¿Cómo ha ido mi sprint de 7 días?

Te explico estas 2 preguntas en detalle:

3) ¿Cómo van mis objetivos? 

Una de las cosas que más me gusta del remoto es que no puedes saber cuántas horas tu compañero tiene su culo en la silla. Por ello, la única forma que tienes de evaluar su trabajo es si llega a objetivos.


Y lo mejor, si están bien puestos, en la ofi tampoco debería importarte si alguien se está tomando muchos descansos, no sabes que hace exactamente, etc... 


Así que desde verano: Todos trabajamos por objetivos. 

Y en la weekly del viernes, cada persona cuenta al resto como van sus objetivos.

Nuestro objetivos por persona/departamento son:

  • Soporte: 9 puntos de valoración de su atención.
  • Marketing:  20% de incremento al mes de tráfico.
  • Programación: 80% de cumplimiento en las fechas de entrega.
  • Ventas: 20% de éxito de leads a clientes.
  • Todos: 20% de crecimiento mensual en facturación.


Respecto a la evaluación de objetivos:

  1. Sabemos que todo el equipo se está esforzando al máximo para llegar a objetivos, por eso contratamos a los mejores. Así que si alguien no llega a objetivos, buscamos qué es lo que está fallando en nuestra comunicación, procesos y/o herramientas.
  2. Yo como CEO, evalúo el objetivo de todos: crecer un 20% mensual en facturación. Para ello repaso en la reunión nuestro propio Excel flujo de Caja (con nuestros datos reales hasta febrero)


  3. Por último, todos somos conscientes de que aunque lleguemos a objetivos, para mejorar tenemos que empujar a full continuamente. Así que para ello trabajamos en sprints de 7 días:

4) ¿Cómo ha ido mi sprint de 7 días?

El sprint es un proyecto que cada uno de nosotros entrega cada 7 días, además de su trabajo habitual. Sirve para que cada uno de nosotros priorice y empuje a full en una nueva tarea.  Es un plus con respecto a tu trabajo diario, como una escalerita de productividad :)


En nuestro caso, son 7 días ya que es tiempo suficiente para notar mejoría, pero no demasiado para dejar de empujar a full.


Por ejemplo, Carlos de marketing,  tiene ahora un sprint de mejorar el SEO de nuestro curso de técnicas de ventas, que además de su trabajo diario es el plus que le hace mejorar continuamente.

Utilizamos un tablero de Trello por departamento para ver la foto completa:



A mi personalmente me flipa.


Como ves, la clave en remoto y presencial, es comunicar, comunicar y comunicar pero ojo:



5) Comunicar, comunicar y comunicar pero ¡sin interrupciones!

Comunicar no es:

  • Decir en voz alta todo lo que piensas. ¿A quién le importa? jajaja
  • Ir a la mesa de otro a preguntarle algo. E interrumpirle. 
  • Hacer varias reuniones durante el día. E interrumpir a varias personas a la vez. 


Esto es el peor enemigo de la productividad.  La solución para comunicar a full pero sin interrumpir es utilizar herramientas de chat y esperar a que la gente te responda cuando pueda. Y así no interrumpirla. 


Nuestra herramienta elegida es Slack ya que además de chats individuales, puedes crear grupos de chats que son geniales para que todo el mundo tenga el feeling de la empresa.

Nuestros grupos son:

  • Un grupo por cada departamento: Intentamos contar las cosas por el chat del departamento para que todo el mundo se entere. La clave es "silenciar" totalmente los grupos que no sean de tu departamento para que no te interrumpan pero que puedas entrar cuando quieras y sentir el "feeling de la empresa". 
  • Chats directos: Igual que skype para evitar las interrupciones en voz alta. 
  • ¡A tope!: Un grupo para cosas que interesen a todos.
  • Birras Time: Un grupo para bromas, chorradas, planes fuera del curro... para no ser ¡bots!


¡Ah! También, como te conté en el post de nuestra cultura de empresa, tenemos un grupo de Whatsapp para comunicar cosas urgentes (o no tanto jaja) fuera del curro:


La verdad, es increible lo mucho que se trabaja cuando nadie te interrumpe, pero a la vez lo importante que es que haya comunicación y que la información fluya fácil y rápido a tiempo real.  Gracias a chatear con Slack, lo estamos consiguiendo. :)

Eso sí, la información de clientes y ventas, además de fluir rápido y en tiempo real, tiene que quedarse muy organizada para después ser productivos:

6) La información de clientes y ventas organizada

Según un estudio de la consultora McKinsey:

En el trabajo dedicamos la friolera del 65% de nuestro tiempo a emails, llamadas y reuniones. Eso deja muy poco tiempo para nuestra propia productividad. Image title

¡Y la solución es trabajando con un CRM! Nosotros utilizamos SumaCRM para nosotros mismos.

La mejor manera de contarte cómo trabajamos con SumaCRM es con un post que hice hace unos meses. Aquí te lo dejo: cómo trabajamos nosotros mismos con SumaCRM con 3 vídeos donde salgo hablando de los 3 problemas que nos solucionó en nuestras otras empresas.


Y si te convence te dejo aquí un vídeo de un tour más completo, de 30 minutos, de mi socio Alfredo.


O si lo prefieres en texto haz clic aquí.

Nuestro sueño con SumaCRM es que la gente gane tiempo en el trabajo para dedicarlo a lo que más quiera, ya sea su familia, hobbies, o porqué no trabajar y vender más. Gracias a SumaCRM lo estamos consiguiendo.


 ¿Te animas a probar gratis SumaCRM ahora y ganar tiempo para dedicarlo a lo que más quieras?

Por último, pero no menos importante

El horario: Trabajar en remoto NO es trabajar menos horas. Muchas veces es incluso más para llegar a objetivos ya que es la única manera de demostrar que has trabajado. Trabajar en remoto es trabajar desde donde quieras y (si es posible) con horario flexible para así poder conciliar todavía más tu vida laboral y personal, y con ello ser más feliz y más productivo. 


El sitio: El remoto NO es  un "todo o nada". De hecho, yo mismo voy a volver 1 semana cada mes a la oficina para así vernos físicamente. 


Nuestra cultura de empresa: Ganamos algo muy importante: confianza. Me encanta esta frase del libro de Remote: "Si te da miedo que tus trabajadores trabaje a distancia sin tu supervisión visual, no eres su jefe, eres su babysitter. La clave está en que debes contratar a gente en la que confíes y/o trabajar sólo para gente que confíe en ti".

Herramientas utilizadas 

Por si te sirve, te dejo un recopilatorio de las herramientas que utilizamos en nuestro día a día. Algunas no han salido en la guía y son súper útiles:

  • Para los daily y weekly stand up meetings: Google Hangouts y SumaCRM.
  • Para gestionar proyectos: Trello
  • Para chatear internamente: Slack.
  • Para gestionar clientes, ventas, proyectos y compartir documentos: SumaCRM
  • Para modificar documentos compartidos: Google Drive.
  • Para responder tickets de soporte: Groovehq.
  • Para el chat de la web: Olark
  • Para fuera del horario de trabajo: Whatsapp
  • Para la gestión de passwords de todo el equipo en un sólo panel: Meldium o 1password

  • Para hacer videos largos de tu pantalla: Screenflow

  • Para hacer videos rápidos de tu pantalla: Recordit

  • Para hacer pantallazos y poner anotaciones en un sólo clic: Lightshot

¿Cómo aplicarlo a tu empresa?

Uff uff este post me ha llevado más tiempo de lo normal, casi 30 horas, espero que te sirva. Estoy contento porque ha merecido la pena, lo guay es que nos sirve a nosotros mismos para tenerla por escrito también.


Para seguir en esta línea, el próximo martes me meto en detalle con los sprints de 7 días de cada uno de nosotros. Empiezo con una serie de posts sobre 1) Cómo conseguimos leads, 2) Nuestro email en frío palabra por palabra, y 3) Es legal (o no) en España. Si quieres recibirlo, escribe tu email debajo y te aviso vale?


¡Nos vemos el próximo martes!  Comenta debajo contesto a todos los comentarios.


PD: ¡Estamos contratando! ¡Vente o cuéntalo! Tenemos 3 ofertas de empleo ahora mismo:

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Nota del autor: ¿Qué vas a aprender en este blog?
"En los últimos 8 años he montado 3 empresas. Ahora empiezo mi cuarta y en este nuevo viaje lo estoy contando todo hasta que llegue a la isla del tesoro: facturar 100.000 €/mes."
Tomás Santoro CEO de SumaCRM, Ingeniero Informático y enamorado del mar y del kitesurf.
Si quieres que te avise del próximo post hasta los 100.000€/mes apúntate aquí. Ahora vamos por los 39.165€/mes :)
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