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¡Fuera estrés! Técnicas para gestionar mejor tus tareas

Mae Guzmán escribió esto el 4 de mayo
gestion de tareas

Y terminarlas a tiempo, claro! Esperamos que te sean muuuy utiles :)

Siempre arranco cada tarea con esta frase que me enseñaron en un taller de Dale Carnegie:



Esta consigna se ha convertido en un mantra para mí, más en estos días que he estado trabajando en casa. 


No sé si te ha pasado, pero, ¿a veces no sientes que está siendo un desafío seguir el ritmo de trabajo?


Si es así, tranquil@, es algo que la mayoría estamos pasando. Y la solución está en cómo nos organizamos.


Por eso hoy compartiré contigo técnicas que ayudarán a que veas cada tarea de manera más objetiva; consiguiendo que ahorres tiempo, estar con menos estrés y sobre todo, cumplir tus objetivos a tiempo.  


¿Estás listo para salir de la rutina?, pues, no se diga más, ¡vamos al lío!

Para gestionar cada tarea existe diferentes componentes 

Sin embargo, incluye 3 importantes: 


Está claro que para poder identificar las tareas en las que centrarte y dedicarles el tiempo adecuado, tendrás que saber cómo evaluarlas.


Ahí es donde entra en juego los siguientes estrategias para la gestión de tareas:

1.- Método de superestructura

Creado por Leon Ho (CEO de Lifehackers), y consiste en cuantificar el valor de cada una de tus tareas, lo que te permite ponerlas en orden de importancia de forma rápida y sencilla.


Está técnica consiste de tan solo 4 pasos: 

  • Paso 1: Empieza con una intención clara

Analiza todas las tareas que tengas y piensa por un momento por qué necesitas hacerlas. 

  • Paso 2: Decide el valor de la tarea

Consiste en clasificar tu lista de tareas por proyecto y prioridad. 

  • Paso 3: Evalúa el coste de cada tarea y prioriza

Aquí es donde el tema se pone interesante: Para calcular el coste del tiempo, es necesario que hagas una estimación aproximada de la duración que te llevará cada tarea. 


Esto funciona mejor si divides el tiempo en intervalos de media hora (0.5, 1, 1.5, 2, 2.5, 3)


No es recomendable que una tarea dure más de 3 horas. Si es superior a ese tiempo, es porque probablemente es grande y es mejor que lo dividas en lapsos pequeños.


Una vez que ya tengas estos datos, divide el valor de la tarea por su coste de tiempo, así como la siguiente tabla:


Tabla para priorizar tareas


Verás que cada puntuación te permitirá priorizar tus tareas de mayor a menor y así sabes en qué enfocar tus esfuerzos y en qué no.

  • Paso 4: Programa tus tareas

Al conocer el tiempo y la prioridad de cada una de tus tareas, es el momento de emprender acciones productivas.


Por ejemplo, una de las estrategias que me ha ayudado a ser más organizada con mi tiempo es el calendar blocking. Es tomar mi agenda, ya sea de mi CRM o de Google, y creo bloques de cada tarea que tengo que hacer y el tiempo que me toma en hacer cada una. Aquí un ejemplo:


calendar blocking - burnout - sumacrm


Además, en cada tarea me encargo de tener un reloj tipo pomodoro (temporizador italiano que sirve para hacer pizzas) que me ayuda a tener lapsos de concentración, con intermedios de descansos de 5 minutos. Una app que me echa una mano en ello es Tide

2. - OKRs

Vienen de las siglas en inglés «Objetivos y Resultados Clave». 


Es una metodología de trabajo que sirve para alinear las acciones y esfuerzos de todo un equipo hacia objetivos comunes, con el fin de conseguir resultados clave.


Al implementar los OKRs consigues muchos beneficios, como por ejemplo:

  • Mejoras la comunicación en tu equipo,

  • optimizas tus procesos internos,

  • todos en tu equipo sabrán qué buscan y cómo implementarán cada tarea,

  • y mucho más...

A título personal, los OKRs me han permitido tener un punto de partida y un enfoque muy claro de las tareas a realizar, apoyándome siempre en el equipo que conocen al detalle cuales son los objetivos a alcanzar.


En este post, detallamos más sobre esta metodología. Incluso, puedes descargar la plantilla que utilizamos para que puedas ponerla en marcha según tu negocio:


Descarga gratis nuestra plantilla de OKRs :)

3.- Gestión de tareas a lo CRM 

Sin lugar a duda, no hay mejor forma de abordar una tarea que utilizando un CRM. 


En nuestro caso, SumaCRM nos ayuda a ahorrar tiempo porque guarda todos los datos de forma automática, independientemente si es una tarea, oportunidad de venta, documentos, y demás. 


Para saber a diario en qué debemos darle caña, creamos una vista personalizada (que es accesible para todo el equipo), la cual nos muestra el estatus de ésta, cómo vamos y qué nos falta para cumplirla:


Haz clic aquí si quieres conocer más de SumaCRM :)


Esto es ideal para cumplir objetivos y no dejar nada en el tintero.

Entre mejor gestiones tus tareas, más tiempo tendrás para ti

Una vez que comiences a priorizar tus tareas, verás GRANDES recompensas. 


Es más, después de un tiempo notarás que empiezas a crear una rutina sólida, consiguiendo ahorrar tiempo y energía. Está comprobado que al automatizar tus tareas consigues tener menos distracciones y estrés.


Bien, ahora te invito a que pares un momento y analices cómo te estás organizando. Si ves que no está bien del todo, tranquil@, aplica cualquiera de estas estrategias.


De hecho, te insto a que pruebes una gratis por 14 días, ¿te animas?


Agenda el día y la hora te viene bien aquí, y mi compi Javi se pondrá en contacto contigo para que hagas un tour (de 20 minutos máximo) y verás cómo SumaCRM puede ayudarte según tu negocio :)

¿Y qué más hasta el próximo post?

Lo prometido es deuda: Conoce cómo el Email Marketing puede ayudarte a ganar y retener clientes.


¡Será la caña, ya verás!


¡Ah, y antes de que te vayas!

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¡Que la fuerza (de ventas) siempre te acompañe!


¡Comenta más abajo!


Mae, de SumaCRM


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"En los últimos 8 años he montado 3 empresas. Ahora empiezo mi cuarta y en este nuevo viaje lo estoy contando todo hasta que llegue a la isla del tesoro: facturar 100.000 €/mes."
Mae Guzmán
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