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Excel vs CRM. 5 momentos clave en los que debí pasarme de Excel a CRM.

Tomás Santoro escribió esto el 25 de febrero
excel vs crm

Este post forma parte del viaje de una empresa a la isla del tesoro, facturar 100.000€/mes. ¡Vamos por 55.049€!

Excel es la herramienta que más he usado en toda mi vida. ¡Y la mejor! 


De hecho, hace 10 años, en mi primera empresa, creé un CRM con Excel (incluso tenía facturación jaja), así que tardé muchos años en pasarme de Excel a un CRM.  La verdad, debería haberme pasado mucho antes porque hubiera ganado muuucho tiempo.


Dicho eso, este post, por si te sirve, es para contarte los 5 momentos clave en los que debí pasarme de Excel a CRM:


1) Asignando tareas a otros compañeros

Al principio, un Excel (compartido) era maravilloso para asignarnos tareas. El primer problema surgió al querer hacer filtros para ver "mis tareas", ya que eso hace que se cambie la vista también al resto. Lo solucionamos. Eso sí, el Excel se complicó aún más cuando quisimos poder asignar tareas a más de una persona y vincularla con clientes. También lo solucionamos :)  Pero ya acabó de complicarse del todo cuando conseguí que el Excel nos notificara por email (lo hice con una macro jaja)


En los inicios así era el Excel...





No te pongo lo que llegó a ser el Excel al final, ya que llegó a ser inmanejable y no te haría ningún favor... 


Como te digo, tenía que haberme pasado a un CRM desde el principio, ya que que todo lo te pongo arriba se soluciona con un CRM sin esfuerzo, ¡en un sólo clic!. Mira como es en SumaCRM:



Bonus: Además con un CRM puedes obtener informes de tareas para saber si estás siguiendo los procesos bien. Te dejo aquí un post sobre informes de tareas/actividades.


2) Escribiendo y leyendo notas sobre clientes

En aquel Excel teníamos una pestaña con el listado de clientes. 


Al principio sólo poníamos los datos de contacto y última tarea. Pero acabamos poniendo el histórico de tareas, y más adelante también notas, así que para no crear más columnas enlazamos a un word compartido. Pero claro, en un word es difícil mantener el mismo formato y acabó siendo un engorro.


En cambio, en las fichas de cliente de un CRM con un sólo clic puedes guardar notas y tareas. Y además, puedes ver el histórico por fecha. Incluso puedes adjuntar ficheros en un sólo clic. Mira como es en SumaCRM:



3) Recopilando emails de clientes

Seguro que alguna vez has dicho: "¿Te escribió pepito?... ¿No me pusiste en copia?" 


Esto con Excel es imposible de solucionar pero lo bueno es que en algunos CRM tienes el email sincronizado y cualquier email que envíes tú o cualquier de tu empresa se guarda automáticamente en la ficha del cliente. Por ejemplo así es en SumaCRM. De hecho, en la imagen de arriba verás que sale un email también :)


4) Haciendo seguimiento de las ventas y mejorando mes a mes

El seguimiento de las  ventas en Excel las hacíamos con otra pestaña, "oportunidades de ventas", donde había columnas para poner precio de la venta, comercial y el estado del embudo. Pero al ser un Excel tenía los mismos problemas que con las tareas.


Además, no tiene nada que ver con lo visual que es un embudo de ventas en un CRM (de nuevo te dejo pantallazo de SumaCRM)



Pero lo mejor de este embudo es que en cada salto entre etapas, guarda el histórico, y gracias a eso puedes obtener un informe con tu % de éxito entre etapa y etapa, y así ver si estás en benchmark de mini objetivos (ah! los miniobjetivos me recuerdan mucho a OKRS. Ponme en comentarios si te gustaría que hablara de ellos la próxima semana!)


Obtener este tipo de informe con Excel es casi imposible, y mira que brutal lo sencillo y completo que es en SumaCRM


5)  ¿Cómo transferir la información del Excel a CRM?

Esto era lo que más me echaba para atrás. Siempre lo posponía porque pensaba que sería un buen lío.... 


Para ello, en SumaCRM tenemos un importador y los emails se sincronizan hacia atrás.

Eso sí, en cualquier caso, yo igualmente recomiendo partir desde cero porque, como nos pasó a nosotros mismos, al poco tiempo de trabajar con el SumaCRM, ya estaba totalmente consolidado y nos olvidamos del Excel.


¿Y tú? ¿Te pasas de Excel a CRM?

Estoy seguro de que te a servir muchísimo. Y si tienes dudas, al registrarte te va a salir un popup donde puedes dejar tu teléfono. Avísame y así te hago un tour totalmente gratis.


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¡Nos vemos el próximo martes!

Tomás Santoro

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Nota del autor: ¿Qué vas a aprender en este blog?
"En los últimos 8 años he montado 3 empresas. Ahora empiezo mi cuarta y en este nuevo viaje lo estoy contando todo hasta que llegue a la isla del tesoro: facturar 100.000 €/mes."
Tomás Santoro CEO de SumaCRM, Ingeniero Informático y enamorado del mar y del kitesurf.
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