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Inbox 0 (Bandeja de entrada de emails a cero)

Tomás Santoro escribió esto el 24 de mayo  • 
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Inbox 0 (Bandeja de entrada de emails a cero)

No tienes emails. ¡Disfruta de tu día!

Te escribo muy rápido para que así cuando termines de leer el post tengas tiempo para bajar tu inbox a cero.


Te cuento, en los últimos 8 años he tenido mi bandeja de entrada con 20, 30, ... 100,.., +258 emails... 


Cada 2 ó 3 meses conseguía que bajase a cero, pero en cuanto lo lograba, a los pocos días volvía a subir. Para mí, tener el inbox lleno era totalmente improductivo ya que, sobre todo, tenía mi cabeza igual de llena que mi inbox... 

Hasta que un día lo conseguí para siempre :)

Inbox a cero para siempre


La verdad que la solución me llegó hace 5 meses de pura coincidencia. A medida que iba arreglando mis problemas de productividad, observaba como mi inbox iba bajando. Y lo mejor, ¡no subía!


Así que en este post te quiero contar esos problemas y mis soluciones, por si te sirven a ti también para tener el control de tu inbox (y de tu cerebro jeje) 

1) Me ponía en copia oculta de los emails a los que quería hacer seguimiento

Problema: 

Por ejemplo, si le pedía algo a alguien por email y no estaba seguro si lo iba a hacer, me ponía en copia oculta a mi mismo.

Así, yo recibía ese email, que no eliminaba de mi bandeja de entrada hasta que la otra persona lo hubiera hecho. O al menos se lo podría recordar pasado un tiempo. Pero había un problema, mi inbox se llenaba innecesariamente

Solución:

Ahora cuando le envío un email a alguien, y éste tiene que hacer algo, le asigno una tarea a esa persona dentro de SumaCRM

Así, cuando quiero comprobar, puedo entrar en SumaCRM y ver si lo ha hecho. Además otra cosa buena es que a él no se le puede pasar hacer la tarea, ya que hay menos tareas que emails y están independientes.  Pero sobre todo, y de lo que va este post, mi bandeja de entrada no se llena de emails con tareas para otros :)


2) Volvía a marcar emails como no leídos si eran cosas que tenía que hacer más tarde

Problema:  

El email lo utilizaba para leer

Solución:   

El email lo utilizo para leer y lo más importante, inmediatamente decido una actuación. De hecho miro el email pocas veces al día,  pero las veces que lo hago es siempre para eliminar emails del inbox. Lo hago así:

  • Si es algo que me lleva un par de minutos lo hago inmediatamente y me lo quito
  • Si me va llevar más tiempo me asigno una tarea a mismo en SumaCRM.
  • Si es información útil tomo una decisión y así no acumulo información, pero este problema es un punto en si mismo: 


3) Utilizaba el email para acumular información útil

Problema: 

Y no soy el único con este problema. El crack de Jesus Encinar (fundador de idealista) tiene un post donde él reconoce que es un problema que soluciona cada día: 


La bandeja de entrada es mal lugar para guardar números de teléfono, archivos, tareas pendientes, etc... Separa toda esa información para archivarla correctamente, las tareas pendientes a tu lista de tareas pendientes, los archivos a carpetas por proyecto. Deja tu bandeja de entrada vacía cada día - Jesus Encinar (fundador idealista)

Solución

La información útil la guardo correctamente en SumaCRM

  • En las fichas de cada contacto: si son datos de cliente o conversaciones con él (emails, llamadas, reuniones). Y además, al ser una ficha online compartida para todo la empresa, todos sabemos el estado de cualquier cliente.  
  • En un caso: si es un proyecto (ya sea vinculado a un cliente o no) como por ejemplo, "Búsqueda de comercial".
  • En una tarea: como decía en el punto 2, si es algo que tengo que hacer yo mismo u otro.

Te dejo un vídeo, de 1 sólo minuto, por los menús de SumaCRM hecho por mi socio Alfredo:



Conclusión

Hay muchas más soluciones, y muchas son sin usar un CRM, pero usar SumaCRM ha sido mi solución y por eso te la cuento.


Pero lo mejor de hacerlo con un CRM es que, además de un fin, es un medio con el que he conseguido aumentar mi productividad.  


Según un estudio de International Data Corporation (IDC):


¡Es hora de que busques tu solución!

¿Qué te parece mi solución? ¿Tienes otra?

¡Comenta abajo en comentarios! 


Nos vemos el próximo martes, con tu inbox a cero :)
Tomi!


PD1: Si quieres empieza ahora gratis con SumaCRM.

PD2: ¿Me ayudas a llegar a más gente que sepas que tiene el inbox petado? Comparte el post en tus redes sociales con los links de abajo.

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Nota del autor: ¿Qué vas a aprender en este blog?
"En los últimos 8 años he montado 3 empresas. Ahora empiezo mi cuarta y en este nuevo viaje lo estoy contando todo hasta que llegue a la isla del tesoro: facturar 100.000 €/mes."
Tomás Santoro CEO de SumaCRM, Ingeniero Informático y enamorado del mar y del kitesurf.
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